Delegeren is niet hetzelfde als jouw stuff bij je collega droppen. Het maakt jou ook geen minder collegiaal persoon wanneer je dit doet. Integendeel: met de juiste aanpak win je tijd én geef je een upgrade aan de teamspirit. Het mooie? Delegeren kun je leren! Ontdek hier hoe je dat in 5 stappen het beste aanpakt (volgens management professor Scott Williams).
Dit artikel verscheen eerder op https://assertief.nl/
Wat betekent delegeren?
Je hoeft echt niet alles zelf te doen om een goede werknemer en prettige collega te zijn. Laten we dat gelijk de wereld uit helpen. Het geeft juist aan dat je precies weet welke zaken je zelf moet doen en wat je juist beter kunt overlaten aan de ander — én hoe je dat op een inspirerende manier kunt aanpakken.
Wat is delegeren?
Om te beginnen betekent het niet dat je de taken over de schutting heen gooit waar je geen zin in hebt. Een ander opzadelen met een taak die je eigenlijk zelf moet doen, is ook niet wat we bedoelen.
Wat dan wel? Wat is de betekenis van het woord delegeren?
Delegeren betekenis
“‘Delegeren’ is een term die wordt gebruikt om het proces te beschrijven waarbij taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden overgedragen van een persoon of een groep naar een ander persoon of een andere groep. Het houdt in dat iemand bepaalde taken en verantwoordelijkheden doorgeeft aan anderen, terwijl hij of zij zelf de eindverantwoordelijkheid behoudt.”
Wat is het doel van delegeren?
Zowel jijzelf als degene die jouw taken overneemt gaan erop vooruit, wanneer je op een goede manier delegeert. En dat maakt jou heus geen hork van een collega, wees gerust. Je hoeft je collega namelijk niet te misleiden — ‘Veel plezier met mijn leuke taakje’ (de passieve aanpak) of commando’s uit te delen ‘hé, neem jij deze klus even over’ (de agressieve aanpak), maar door de taak netjes over te dragen. De assertieve aanpak. Die wil je hebben!
En nee, je collega’s vinden je daardoor niet minder aardig. En je hoeft ook niet te twijfelen om het tóch zelf te doen. Al die fabels gaan we dus maar eens benoemen. En oplossen!
Waarom moeite met delegeren? De grootste 3 misvattingen
Studies laten zien dat veel mensen wel willen delegeren, maar het toch niet doen. De reden is dat men twijfelt of we op de juiste manier delegeren en men bang is om collega’s voor de kop te stoten. Niet sympathiek gevonden worden en dus zichzelf liever wegcijferen.
Waar komt die twijfel toch vandaan?
De reden waarom men het lastig vindt om te delegeren ontstaat door persoonlijke onzekerheid. Angst om tijd te verliezen. Angst om controle te verliezen. En angst om de kans om zelf te scoren te verliezen.
Precies de twijfels die de wereld uit mogen. Delegeren betekent namelijk niet dat je tijd, controle of aanzien verliest. Integendeel!
‘Ik delegeer niet. dat laat ik aan anderen over.’
Misvatting 1: “Geen tijd om een taak te delegeren”
Het klinkt clichématig, maar delegeren kost nu eenmaal tijd. Het is wél een investering die je dik terugverdient. Want je hoeft maar één keer goed die taak over te dragen en daarna kunt je het altijd met een gerust hart aan die persoon over laten. Tel uit je tijdwinst. (En je persoonlijke overwinning in onzekerheid). High five!
Geen tijd hebben is toch juist een bevestiging dat het tijd wordt om te delegeren.
Misvatting 2: “Deze taak kan een ander niet doen.”
In dit geval is er is misschien het volgende aan de hand:
- Je delegeert aan de verkeerde persoon.
- Je delegeert de verkeerde taken.
- Je overschat jezelf.
- Je onderschat je collega’s.
- Je delegeert op de verkeerde manier.
Onzekerheden of angst om met de nek aangekeken te worden, mag je loslaten. Ook al weet je de kneepjes van het delegeer vak (nog) niet, delegeren kun je leren. Voor jezelf opkomen maakt het leven leuker. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor de ander.
Delegeer je op de goede manier en bij de juiste persoon, dan kan de ander jouw taak perfect uitvoeren zonder jouw bijdrage en het resultaat is misschien nóg beter dan wanneer jij je ermee had bemoeid.
Misvatting 3: “Delegeren is iemand anders opzadelen met mijn taak”
‘Mensen verwarren delegeren vaak met werk doorschuiven. Dus doen ze het niet – en verspillen ze uiteindelijk hun eigen tijd en de tijd en middelen van het bedrijf.’
Aldus succesvol zakenman Harvey Mackay, auteur van ruim 10 bestsellers (waarvan 3 in New York Times). Wat delegeren volgens hem wél is?
Een kans om je eigen werkdruk te verminderen. En nog veel meer dan dat. Het is een kans om persoonlijk te ontwikkelen en te groeien.
Want heb je wel eens bedacht dat jouw collega wél zit te wachten om die taak van jou over te nemen? Hij of zijn wil namelijk ook wel een iets anders doen dan het standaard riedeltje of misschien is die taak precies wat hem of haar ligt. Kansen voor beide partijen dus. Geen verliezers, alleen maar winnaars!
Dus: overtuigd dat je (vaker) moet delegeren? Dit is hoe je dat doet:
Dit bericht op Instagram bekijken
Taken delegeren? Wat je nodig hebt om succesvol zaken over te dragen — 4 dingen
Hoe kan ik goed delegeren? Je taken succesvol overdragen aan een collega, op een manier dat hij of zij top kwaliteit kan leveren en zin heeft om aan de slag te gaan, waarmee tijd wordt bespaard voor jullie beiden (en het bedrijf). Daar zijn een paar key ingredients voor nodig.
1. De juiste taken
Sommige taken kun je niet delegeren. Anderen juist weer uitstekend. Die voldoen namelijk aan één (of meer) van deze voorwaarden:
- Een taak die buiten jouw knowhow ligt
Is je collega beter in het schrijven van de tekst voor jullie nieuwe website? Vraag hem of haar dan. - Een taak waar de ander ervaring mee kan opbouwen
Je weet dat de afbeeldingen photoshoppen voor de website voor jou geen probleem is, maar je nieuwe junior collega kan hier veel van leren. Dus is het een goed idee deze taak te delegeren aan deze persoon. - Taken die jou beroven van succes
Wanneer je in tijdnood verkeert, is het slim om taken over te dragen. Zo kunnen alle zaken met kwaliteit worden afgeleverd.
2. Het vermogen om los te laten
Je mag je zorgen loslaten of het wel goed komt.Vertrouw erop dat jouw collega aan wie je werk delegeert dit met kwaliteit voldoet. Wanneer je je alsnog gaat bemoeien met de taak, schiet je het doel van delegeren voorbij en bovendien is dat niet motiverend voor je collega. Je hebt het goed gedaan om je taak uit handen te geven. Wees daar trots op en geniet van de ruimte die je voor jezelf hebt gecreëerd.
3. Het juiste mannetje (of vrouwtje)
Je weet dat je de goede persoon te pakken hebt voor die taak als:
- Hij de taak kan uitvoeren (het ligt binnen de expertise van deze persoon);
- Hij wil de taak uitvoeren (het ligt binnen de doelen en wensen);
- Hij mag de taak uitvoeren (de taak voldoet aan de missie van de organisatie)
4. Ruimte en tijd
Je kunt nog wel aan alle pluspunten van delegeren voldoen; als je collega geen ruimte in zijn agenda heeft houdt het op. Check dus of die tijd er is. En misschien ben je niet de enige die moeilijk nee kan zeggen. Of heeft je collega zijn planning niet op orde. Wel een punt om mee te nemen dus.
Delegeren, ben je er helemaal klaar voor?
Hoe delegeren? Check, check, dubbelcheck… kun je alles afvinken en is de taak delegeer-proof? Dan is het tijd om te kijken hoe je gaan delegeren. De manier waarop de zaken uit je mondje rollen. Niet te passief, maar natuurlijk hoeft het ook niet agressief te zijn. De perfecte manier komt ergens in het midden uit en noemen we assertieve communicatie. Krachtig en effectief je taak delegeren. Een manier die de win-win prijs mag ontvangen.
Stap 1. Vertel waarom
“Wanneer je weet aan wie je je taak wil delegeren, leg je uit waarom je hen hebt uitgekozen en dat je denkt dat zij er iets aan hebben,” vertelt carrière-adviseur Cavoulacos.
Delegeren voorbeeld:
“Jij kunt dit namelijk veel beter dan ik.”
Om je collega te motiveren, vertel je ook het waarom van de taak. Zo weet diegene meteen wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
Stap 2. Vertel hoe
Hier mag je even wat tijd in stoppen. Zonder enkel de taak door te schuiven, is het prettig als je er samen voor gaat zitten en je collega meer info krijgt over hoe en wat. Zo maak je er samen een succes van. Dit geldt zeker voor taken die je permanent wil delegeren.
Delegerend gedrag vertonen? Vertel hoe jij het doet, doe het vervolgens samen en laat het dan je collega doen. Je volgt dus het ‘ik doe, wij doen, jij doet’-principe.
Stap 3. Voorzie in alle behoeften
Maak het je collega makkelijker door alle zaken goed over te dragen. Niet alleen de kennis, maar ook andere behoeften zoals toegang tot bepaalde programma’s. Geef aan dat je voor verdere vragen altijd beschikbaar bent. Zo kan degene die jouw werk overneemt, dit zonder te veel moeite uitvoeren.
Stap 4. Spreek je dankbaarheid uit
Laat degene die je taken overneemt, weten dat je dit waardeert en respecteert. Dit zal de grootste motivatie reden voor je collega. En het schept vertrouwen. Een belangrijk ingrediënt waar we het eerder ook al over hadden.
Mensen vroegen ook
Welke vormen van delegeren zijn er?
Er zijn 2 vormen van delegeren: het delegeren van een taak en het delegeren van een situatie. Beiden vragen om een juiste, diplomatieke aanpak. Pas dus bovenstaande stappen toe; ongeacht of je een taak (‘Kun jij die mail sturen?’) of een situatie (‘Klant x diende een klacht in. Kun jij die zo spoedig mogelijk oppakken?’) delegeert.
Wat is het voordeel van delegeren?
Het voordeel van delegeren is dat het taken en verantwoordelijkheden kan overdragen aan anderen, waardoor je als individu of organisatie de mogelijkheid krijgt om efficiënter te werken. Dit stelt je in staat om je te concentreren op belangrijkere taken, je tijd beter te beheren en de expertise en vaardigheden van anderen te benutten. Het vergroot ook de betrokkenheid en ontwikkeling van teamleden, wat kan leiden tot een hogere productiviteit en betere resultaten.
Wat is het tegenovergestelde van delegeren?
Het tegenovergestelde van delegeren is micromanagement. Micromanagement houdt in dat een persoon of leider de neiging heeft om alle taken en beslissingen volledig te controleren en te beheersen, zonder ruimte te geven voor autonomie of verantwoordelijkheid van anderen. Heel irritant! In plaats van taken en verantwoordelijkheden over te dragen, houdt een micromanager vast aan controle op alle aspecten van het werk, wat kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen, demotivatie en inefficiëntie binnen het team.
Wat is delegeren in de zorg?
Delegeren in de zorg verwijst naar het proces waarbij zorgverleners taken en verantwoordelijkheden overdragen aan andere gekwalificeerde zorgverleners, zoals verpleegkundigen, verzorgenden of paramedici. Het houdt in dat de zorgverlener beslist welke taken kunnen worden overgedragen en aan wie, met als doel de zorg efficiëntie te vergroten en de patiëntenzorg te verbeteren.
Door te delegeren kunnen zorgverleners zich richten op complexere taken die hun specifieke expertise vereisen, terwijl minder complexe taken worden gedelegeerd aan andere bekwame zorgprofessionals. Dit proces bevordert teamwork, zorgt voor een betere werkverdeling en maakt optimaal gebruik van de vaardigheden en competenties van het gehele zorgteam.
Wat is delegeren leiderschap?
Delegeren in leiderschap verwijst naar het vermogen van een leider om taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden over te dragen aan teamleden of ondergeschikten. Het impliceert het toewijzen van specifieke taken aan anderen, terwijl de leider nog steeds de eindverantwoordelijkheid behoudt voor het behalen van de doelen en het succes van het team of de organisatie. Wil je hier meer over weten, check dan het artikel dat we hierover hebben geschreven!
Kortom
Vertrouwen is het belangrijkste element dat nodig is om je werk te delegeren. Het is de sleutel om je werk echt los te laten. En de sleutel om je collega te motiveren om met jouw taak aan de slag te gaan. En vertrouw op jezelf. Laat je onzekerheden los en weet dat je mag kiezen voor je eigen tijd. Als je deze zaken onthoud, weet je eigenlijk alles wat nodig is om goed te kunnen delegeren.
Meer hierover weten?
- Delegeren: waarom je het vaker moet doen (en hoe)
- Leren ‘nee’ zeggen op het werk: van people-pleaser naar assertieve collega
- Delegeren als leidinggevende — een 5-stappenplan
- Verwachtingsmanagement: verwachtingen waarmaken (en overtreffen) in 3 stappen
- Hoge werkdruk? Ga het gesprek aan met je baas, in 3 stappen
Nog meer skills ontwikkelen om sterk en zelfverzekerd in je werk schoenen te staan?
Dan is misschien onze 1-daagse cursus Assertiviteit iets voor jou. Deze cursus kan mensen die beter willen leren delegeren namelijk op verschillende manieren helpen:
- Communicatieve vaardigheden: Een assertiviteitscursus kan jou leren hoe je effectief kan communiceren met anderen, inclusief het geven van duidelijke instructies en het uiten van hun verwachtingen. Deze vaardigheden zijn essentieel bij het delegeren van taken aan anderen.
- Identificeren van sterke punten: De cursus kan jou daarnaast helpen bij het identificeren van jouw sterke punten en vaardigheden van jouzelf en van anderen in jouq team. Door te begrijpen wie het meest geschikt is voor bepaalde taken, kun je effectiever delegeren en vertrouwen op de bekwaamheden van anderen.
- Het loslaten van controle: Mensen die moeite hebben met delegeren, hebben soms de neiging om de controle te willen behouden over alle aspecten van een taak. Een assertiviteitscursus kan jou dus helpen inzien dat het loslaten van controle en vertrouwen op anderen essentieel is voor efficiënt werken en het bereiken van doelen.
- Grenzen stellen: Een belangrijk onderdeel van assertiviteit is het kunnen stellen van grenzen. De cursus kan jou helpen bij het vaststellen van realistische verwachtingen en het aangeven van wat je wel en niet kan delegeren. Hierdoor kun je taken beter toewijzen en voorkomen dat je overweldigd raakt.
- Feedback geven en ontvangen: Effectieve delegatie gaat ook over het geven en ontvangen van constructieve feedback. Een assertiviteitscursus kan je leren hoe je op een assertieve en respectvolle manier feedback kan geven en hoe je open kunt staan voor feedback van anderen.
- Time management: Het delegeren van taken vereist een goede planning en organisatie. Een assertiviteitscursus kan je helpen bij het ontwikkelen van effectieve time managementvaardigheden, zodat je jouw eigen tijd beter kan beheren en prioriteiten kan stellen bij het delegeren van taken aan anderen.
Lijkt je dit iets? Schrijf je dan vlug in voor onze 1-daagse cursus Assertiviteit en ontwikkel deze week nog het zelfvertrouwen om vaker te delegeren!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
