De meeste collega’s zwaai je niet na twee weken al gedag. Ook klanten wil je langer dan een blauwe maandag aan je binden. Samenwerken op de lange termijn is waardevol. Dan weet je wat je aan elkaar hebt, heb je na een tijdje aan een half woord genoeg, kun je op elkaar bouwen, en meer van dat soort rake clichés. Kortom: duurzaam samenwerken is fijn. Maar hoe onderhoud je een goede relatie met collega’s en klanten tussen de drukte door?

Waarom duurzaam samenwerken zo belangrijk is?

Bij samenwerken zie je wederzijdse afhankelijkheid. Een duur woord om te zeggen dat jij iets van je collega’s of klanten nodig hebt en zij iets van jou om samen tot een beter resultaat te komen. 

Je werkt bijvoorbeeld samen met een collega aan een e-mailmarketingcampagne. Jij bent marketeer en kunt complete mailfunnels uit je mouw schudden. Maar vormgeving is niet één van je talenten; daar heb je je collega voor nodig. En als het gaat om de inhoud van de mailings moet je weer een andere collega aanhaken die daar thuis in is. De uiteindelijke campagne valt of staat dus bij jullie gezamenlijke inzet.

Samenwerken doe je meestal niet één keer. Dezelfde vormgever kan ook afbeeldingen voor social media voor je ontwerpen of de nieuwe advertentiebanners vormgeven. Handig! Jullie kennen elkaar al en de vormgever kent jouw wensen en huisstijl, dus werken jullie vlot.

Dit is waarom duurzaam samenwerken met collega’s prettig is:

  • Je werkt efficiënter als je elkaars stijl van communicatie, werkwijze en voorkeuren qua briefing kent. Je kunt dan vlot met het project starten en hebt vast minder vragen.
  • Als jullie al een goede relatie met elkaar hebben, is het makkelijker om opbouwende feedback te geven. Daar leren jullie allebei van!
  • Het is eenvoudiger om het gewenste resultaat op te leveren. Je kent de wensen en standaarden van de ander.
  • Je kent elkaars kwaliteiten en weet daardoor wanneer de inzet van de ander goed van pas komt. Je denkt bijvoorbeeld snel “Hiervoor moet ik bij Jelle zijn” als er iets voorbijkomt waarvoor Jelle precies de juiste expertise in huis heeft.
  • Als jullie goed contact hebben, zal de ander ook eerder bereid zijn om voor je klaar te staan. De lijntjes zijn korter, om het maar in kantoortaal te gieten.

Waarom, naast duurzame relaties met collega’s, ook een duurzame klantrelatie handig is, heeft vast weinig uitleg nodig. Het is prettig als je klanten voor de langere termijn hebt. Dan hoef je je niet druk te maken of er over een maand wel genoeg werk ligt én werk je efficiënter. Jij kent de klant, de klant kent jou. Dat werkt een stuk sneller en fijner dan wanneer je er steeds opnieuw in moet komen.

duurzaam samenwerken

Wat is een duurzame samenwerking?

Een duurzame samenwerking heeft deze betekenis: een samenwerking waarbij je als doel hebt om voor de langere termijn een zakelijke relatie op te bouwen. Je werkt dus niet alleen met elkaar samen voor dit ene project om elkaar daarna uit het oog te verliezen. Nee, je wilt ook op de lange termijn op elkaar kunnen bouwen en steekt daar allebei energie in.

Het werkt hetzelfde als bij privérelaties. Een duurzame relatie heeft ook dan als betekenis dat je voor langere tijd een relatie met elkaar onderhoudt. Het is geen onenightstand, fling, eenmalige flirt of hoe je het ook wilt noemen. Nee, jullie zijn voor langere tijd samen. Misschien koppelen jullie zelfs een label aan jullie duurzame relatie voor de burgerlijke staat: gehuwden, geregistreerd partners of samenlevingspartners. Handig én romantisch!

Nu hoef je met de gemiddelde collega of klant gelukkig niet meteen in trouwkleding voor het altaar te staan of vergaande notarisdocumenten te ondertekenen om jullie duurzame relatie aan te tonen. Nee hoor, duurzame relaties op het werk betekenen enkel dat jullie elkaar niet zien als “handig om één keer samen op te trekken”, maar dat jullie elkaar blijven opzoeken en contact onderhouden in de tussentijd.

Waarom zijn veel samenwerkingen niet duurzaam?

Duurzaam samenwerken klinkt heel logisch en gunstig voor beide partijen. Toch komt het in de praktijk minder vaak voor dan je zou denken. Vaak zijn we vooral bezig met kortetermijndoelen. Snel die website live krijgen. Snel de winst vergroten. Even snel die advertentie laten vormgeven, zodat je die nog net voor de deadline bij het mediabureau kunt aanleveren. En dus betrek je je collega er last-minute bij. “Spoedvraag! Kun jij voor ons…?”.

In die gevallen werk je vooral samen om je eigen doelen te behalen. Je werkt samen omdat je niet zelf alle kennis in huis hebt. Omdat jij het werk niet in je eentje afkrijgt voor de deadline. Of omdat vormgeven niet je sterkste kant is en je hoopt dat je collega – “Oh je zou geweldig zijn als dit nog lukt!” – hier een gaatje voor kunt maken. Je bent dan vooral bezig met het kortetermijnvoordeel. 

Wat we daarbij vergeten, is dat je samenwerken ook voor de lange termijn kunt doen. En dat dat zelfs meer oplevert. Een duurzame relatie brengt je duurzaam resultaat. Niet alleen die ene mooi vormgegeven advertentie, maar een grafisch vormgever die jouw voorkeuren qua beeld kent en op wie je altijd kunt bouwen. 

Voor het aangaan van een duurzame samenwerking moet je wel aan een paar voorwaarden voldoen. Dit zijn de voorwaarden voor een duurzame samenwerking:

  • individuele verantwoordelijkheid nemen;
  • respect tonen naar elkaar (en ook voor elkaars agenda en grenzen);
  • je eigen grenzen aangeven en daarbij assertief zijn;
  • constructieve feedback geven;
  • waardering voor elkaars werk;
  • oprechte interesse en betrokkenheid bij de ander;
  • een heldere planning (waardoor je niet nét te laat bij je collega aanklopt);
  • effectieve communicatie.

Kortom: een duurzame samenwerking draait vooral niet alleen om jou. Het is geven en nemen, om er maar een oud-Hollands gezegde in te fietsen. Je collega vragen om taken op te pakken, maar ook waardering laten blijken als de ander die taken volbrengt. De ander vragen om verantwoordelijkheid te nemen, maar ook zelf verantwoordelijkheid pakken. Niet alleen maar informatie over de ander uitstorten, maar ook openstaan voor vragen die diegene heeft.

duurzaam samenwerken

Oké, hoe bouw ik een duurzame relatie met klanten of collega’s op?

Een duurzame samenwerking vereist een investering van jou en de ander. Zoals je ook voor een duurzame relatie met je partner dingen moet aanpassen (je sokken in de wasmand gooien en vrije zaterdagen opofferen voor familieverjaardagen), zo geldt dat ook voor een duurzame relatie met collega’s of klanten. 

Hoe je succesvol duurzaam samenwerkt? Dit zijn 10 tips.

1. Luister

Een duurzame samenwerking draait niet alleen om wat jij zegt, maar ook zeker om wat je niet zegt. Oftewel: om de momenten waarop jij luistert naar de ander zonder direct je reactie klaar te hebben. Het is belangrijk om actief te luisteren, dus om betrokken te zijn bij het gesprek en daadwerkelijk in je op te nemen wat iemand zegt en dat bij voorkeur te onthouden of mee te schrijven.

Dat zal de ander waarderen en het maakt ook dat je informatie beter opslaat. Dus als je met je collega in gesprek bent, wees er dan echt bij. Leg je telefoon weg. Ga op een rustige plek zitten. Stel vragen totdat je snapt wat de ander bedoelt. Laat diegene uitpraten en zeg dan pas hoe jij erin staat.

2. Breng feedback constructief en vanuit jezelf

Ook al is je voornemen om nog lang en gelukkig samen te werken, zelfs in de beste samenwerkingen ontstaan scheurtjes of frustraties. Het is belangrijk om die uit te spreken. 

Feedback is misschien niet het leukste om te geven, maar het is wel nodig. Je collega kan zijn gedrag niet veranderen als hij niet weet dat iets jou irriteert.

Wel is het belangrijk om feedback constructief te brengen. Dat betekent dat de ander echt iets met je feedback kan. Dat bereik je bijvoorbeeld zo:

  • Breng je feedback als een observatie, niet als een beschuldiging. Dus “Het valt me op dat…”, niet “Waarom doe jij nou steeds…?!”. 
  • Wees concreet. Haal er een voorbeeld bij. Zeg wat je precies hebt geobserveerd en blijf weg van algemeenheden. Dus zeg niet “Je bent vaak te laat met deadlines”, maar zeg wel “Je zou gisteren een verslag aanleveren bij de klant, maar dat is niet gelukt. Dat gebeurde vorige week ook al een keer.”
  • Geef feedback face-to-face. Het liefst in het echt, anders in een videocall (als jij helemaal van het remote werken bent). Het is belangrijk dat de ander jouw non-verbale communicatie kan zien en jij die van de ander.
  • Bouw je feedback op volgens de ik-ik-jij-methode. Dit is een goede methode om feedback constructief te brengen en om het bij jezelf te houden.
  • Draag een oplossing aan, zodat de ander ziet hoe hij of zij het gedrag kan verbeteren.
  • Vraag de ander hoe diegene naar de feedback kijkt. Raakt het de ander? Vraag waarom dat zo is. Merk je dat iemand boos wordt? Vraag wat er speelt en ga erover in gesprek. Feedback is nooit eenrichtingsverkeer.

3. Spreek ook je waardering uit

Als je alleen maar wat aan te merken hebt op dingen die beter kunnen, sta je al snel te boek als de boeman of boevrouw. Spreek het dus ook zeker uit als je dingen waardeert in de samenwerking, als je collega goede kwaliteit levert of als je de briefings van een klant steeds heel prettig en compleet vindt. 

Positieve feedback is niet alleen leuk om te krijgen. Het is zelfs essentieel. Een gezonde feedbackbalans houdt in dat je ongeveer 20% van de tijd negatieve feedback en 80% van de tijd positieve feedback geeft.

duurzaam samenwerken

4. Vraag zelf ook om feedback

Net als de ander, ben jij ook maar een mens. Dus zal ook jij soms fouten maken. Of dingen gewoonweg niet zo handig aanpakken. Voor een goede samenwerking is het fijn als je daarop gewezen wordt. Durf ook zelf om feedback te vragen, bijvoorbeeld met deze voorbeelden van feedbackvragen. Vraag je collega of klant wat diegene waardeert aan jullie samenwerking of aan jouw werkwijze, en wat juist beter kan. En dan niet alleen om een leuke aanbeveling op LinkedIn te kunnen plaatsen, maar gewoonweg om van te leren. 

Oh ja, als je dan feedback ontvangt, zorg dan wel dat je er echt voor openstaat. Bedank voor de feedback, vraag waar nodig door en voorkom dat je je onterecht aangevallen voelt. Kijk wat je van de feedback kunt leren.

5. Houd je planning goed bij

Een goede duurzame samenwerking valt of staat bij een goede planning. Het komt je samenwerkingen ten goede als je op tijd weet wanneer je iets van je collega nodig hebt én als je zelf je werk op tijd oplevert. Dan lever je goed werk, kun je opdrachten op tijd doorgeven en is haastwerk voor niemand nodig.

Nog een voordeel van een heldere planning: als je collega iets van jou nodig heeft, kun je altijd direct aangeven of het in je planning past en, zo ja, wanneer. 

Een planning bijhouden klinkt misschien als een extra taak op je takenlijst. Maar nee hoor, het gaat je juist tijd besparen. Lees Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ maar. Daarin legt hij uit hoe je tijd bespaart door een slim timemanagement-systeem op te bouwen. 

Dit zijn een paar tips waarmee jij een goede planning opstelt die je helpt om je samenwerkingen en werk te stroomlijnen:

  • Maak taken zo concreet mogelijk. Dus schrijf niet op ‘Interview Alexandra’, maar maak het concreter. ‘Interview Alexandra inplannen’ is een taak op zich, ‘interview Alexandra voorbereiden’ ook en hetzelfde geldt voor ‘interview afnemen’ en ‘interview uitwerken’. Kijk welke taken onder een project vallen, splits ze uit en geef ze allemaal een aparte plek in je planning.
  • Houd bij hoeveel tijd bepaalde taken je kosten. Denk aan offertes maken, notulen uitwerken, een interview uitschrijven of een logo ontwerpen. Zo wordt het makkelijker in te schatten hoeveel tijd je voor een taak moet reserveren.
  • Plan uitlooptijd in. Laten we eerlijk zijn: niet alles loopt zoals gedacht op een drukke werkdag. Houd daarom rekening met dingen die meer tijd kosten dan gedacht. Denk aan uitloop van vergadering, telefoontjes tussendoor en uiteraard je mailbox die dagelijks tijd opeist. Reserveer voor dat alles bij voorbaat tijd door bijvoorbeeld een uur op een dag niets in te plannen.
  • Noteer taken direct op je takenlijst. Vraagt je collega je om iets te doen? Noteer het meteen, ook als het iets kleins is zoals ‘Piet mailen’. Zo weet je zeker dat je het niet vergeet. 
  • Volg onze 101 timemanagement-tips om dagelijks een hoop tijd over te houden.

Of bekijk of beluister deze podcast met Björn en Inge voor nog meer slimme planningstips:

6. Communiceer kort en krachtig

Over tijd besparen gesproken, met krachtige communicatie valt ook tijd te winnen. Voor jezelf én voor de ander. Als jij heldere, korte briefings stuurt, hoeft je collega minder tekst door te ploegen. En als je je meetings met een klant beperkt tot een half uur, hoeft de klant daar in zijn drukke agenda niet meer tijd dan nodig voor uit te trekken. Handig! 

Ook in e-mails, vergaderingen en telefoontjes tussendoor is kort en krachtig communiceren prettig. Zorg ervoor dat je van tevoren weet wat je kernboodschap is en probeer snel tot de kern te komen. Ja, ook als de boodschap slecht nieuws of negatieve feedback is. Dan kun je maar beter direct door de zure appel heen bijten en snel zeggen wat je moet zeggen.

Heeft de ander een talent voor langdradigheid en frustreert dat je soms? Kijk of je vaker de regie kunt terugpakken over het gesprek. Geef aan dat je nog maar tien minuten hebt en dat jullie dus tot de kern moeten komen. Of laat weten dat je hier graag nog eens over doorpraat, maar dat jullie het nu echt even over onderwerp X moeten hebben.

7. Gebruik handige digitale samenwerkingstools

Elke dag samen naar kantoor komen is bij veel bedrijven niet meer van nu. Daarom zijn digitale samenwerkingstools reuze-handig. Volg Tijdwinst en Björn Deusings voor allerlei tool-tips (en andere timemanagement-tips). 

Spiek zeker bij tools als Trello, Monday of Asana (projectmanagementtools), Toggl (voor het bijhouden van je uren) en digitale systemen als G-suite en Microsoft Office 365 om documenten met elkaar te kunnen delen in de cloud. Vergeet uiteraard ook Teams, Zoom of Google Meet niet voor videocalls. Dankzij al dit soort tools gaat ook online samenwerken jullie prima af.

8. Communiceer proactief en eerlijk over hobbels

Lukt het door omstandigheden tóch niet om een deadline te halen? Kom je er niet uit met de input die je collega je heeft gestuurd? Is er ergens een kink in de kabel in jouw aandeel in het project? Kom er eerlijk voor uit en zeg het op tijd. Je kunt beter nu al aangeven dat je de deadline over vier dagen niet kunt halen, zodat jullie samen een oplossing kunnen bedenken, dan dat je dat donderdagavond met veel excuses doet. 

9. Toon begrip voor de ander

Dat geldt in allerlei situaties. Lucht je collega zijn hart bij jou na een vervelend gesprek met zijn leidinggevende? Toon begrip en laat blijken dat je het snapt. Je hoeft niet compleet mee te leven en de gevoelens over te nemen. Liever niet zelfs. Maar zeg enkel “Ik snap dat je je zo voelt”. 

Ook als je collega gekwetst is door iets wat jij hebt gezegd of gedaan, is begrip tonen belangrijk. Je hoeft het niet met je collega eens te zijn. Enkel de gevoelens van de ander erkennen, is vaak al genoeg. Daardoor voelt diegene zich gezien. 

Begrip tonen is ook belangrijk als jullie van mening verschillen. Verplaats je eens in de ander. Kun je begrijpen waarom diegene er anders in staat, misschien vanwege andere belangen? Met begrip, respect en waardering heb je de belangrijkste succesfactoren voor een duurzame samenwerking op orde.

10. Blijf betrokken en stel vragen

Of het nu gaat om samenwerkingen met collega’s of met klanten, het is belangrijk om betrokken te zijn. Betrokken bij het project, bij de mensen met wie je werkt en ook bij hen persoonlijk. 

Weet je bijvoorbeeld dat een collega middenin een grote verbouwing zit? Vraag eens hoe het ervoor staat. Is je klant net vader geworden? Informeer hoe deze periode hem vergaat. Wees ook zeker geïnteresseerd in het bedrijf van je klant. Hoe staat het ervoor in de branche? Loopt het nog lekker? Of vraag een collega naar zijn aandeel in het project. Loopt hij tegen dingen aan of gaat het soepel?

Vragen stellen uit oprechte interesse hoeft maar een paar minuten van je tijd te kosten. Maar die paar vragen kunnen veel goeds doen in relaties. In de relatie met je partner (thank us later!), maar ook zeker op het werk.

duurzaam samenwerken

Meer leren over duurzaam en efficiënt samenwerken? Volg één van onze cursussen

Duurzaam samenwerken aan projecten is geen standaardvak op school. Toch moeten we het allemaal dagelijks kunnen. Gelukkig kun je jezelf trainen in allerlei vaardigheden die jou (nog) beter maken in samenwerken met anderen. Wij organiseren diverse trainingen die je helpen om je tijd slim in te plannen, effectieve gesprekken te voeren en constructieve, helpende feedback te geven. We leren je er graag de fijne kneepjes van! 

  • Leer bij onze training feedback geven hoe je feedback op een constructieve manier geeft en ontvangt, zodat je collega’s en jij nog meer uit feedback kunnen halen.
  • Ontdek bij de training timemanagement hoe je je planning zo inricht dat je meer gedaan krijgt in minder tijd, enkel en alleen door slimmer te plannen (niet door harder te werken).
  • Werk bij onze cursus gesprekstechnieken aan effectieve gesprekstechnieken die jou helpen om helder te communiceren, zelfverzekerd over te komen, snel to the point te komen en gesprekken soepel en prettig te laten verlopen.

Twijfel je welke training jou het beste op weg helpt bij waar je tegenaan loopt? Bel of mail ons met je vraag. Dan denken we graag mee welke training bij jou past.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Zo geven we trainingen over feedback geven, timemanagement, gesprekstechnieken en thuiswerken. Kortom: alles wat jou helpt om je samenwerkingen te verbeteren en zelf efficiënter te werken. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.