Hoe kun je efficiënt samenwerken met collega’s? Minder doen met een beter resultaat

Denk eens na over jouw werkweek. Hoeveel taken voer je uit, omdat dit gewoon zo gedaan wordt? Als je echter kritisch naar je taken en die van je collega’s kijkt, zul je zien dat je ze vaker uitvoert dan nodig is. Dat is zonde, zeker wanneer deze taken niet bijdragen aan je doelen. Leer hier efficiënt samenwerken, zodat je minder hoeft te doen en beter resultaat krijgt.

Wat komt aan bod:

1. Niet efficiënt werken is routine geworden
2. Maar iets meer of vaker doen, levert toch meer op?
3. Efficiënt (samen)werken met het MED-principe
4. Efficiënt werken tips: hoe vind je de ideale balans?
5. Efficiënt werken voorbeeld
6. Veelgestelde vragen over efficiënt werken

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Wat is efficiënt werken?

Een efficiënt synoniem is effectief, maar eigenlijk zit er een verschil tussen beide begrippen. Effectief betekent doelmatig werken, de ‘efficiënt betekenis’ is werken op een manier die weinig middelen of inspanningen vereist.

Efficiënt werken betekent dan ook dat je je tijd, energie en middelen zo effectief mogelijk inzet om het beste resultaat te behalen met een minimale inspanning. Het draait niet om harder werken, maar om slimmer werken. Hierbij zoek je naar methoden om je werk sneller en soepeler te doen. Je krijgt dezelfde taak gedaan, maar met een lager verbruik van tijd en energie.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Hoe kan routine je inefficiënt maken?

Een goed voorbeeld van niet efficiënt werken is in veel gevallen het teamoverleg. Vaak is er ooit besloten om dit wekelijks uit te voeren, maar er is vervolgens niet meer nagedacht over hoe nodig en nuttig dit is. Heb je echt elke week iets belangrijks te bespreken of hadden veel onderwerpen ook doorgeschoven kunnen worden naar volgende week?

Denk bijvoorbeeld ook eens aan het controleren van elke notificatie die binnenkomt, omdat je collega’s en jij nou eenmaal van elkaar verwachten dat er meteen gereageerd wordt. Hoe erg zou het zijn als je collega’s twee keer per dag op je zouden reageren? En hoe zit het met andere routineklussen die je individueel of samen met je team moet uitvoeren?

Veel terugkerende taken zijn erin geslopen, waarna je je nooit meer hebt afgevraagd hoe vaak je iets moet én wil doen. Het resultaat is dat je deze taken waarschijnlijk vaker uitvoert dan nodig.

Levert iets meer of vaker doen ook meer op?

De reden dat je je dat nooit hebt afgevraagd, is omdat je de aanname hebt gedaan dat iets meer of vaker doen, ook meer oplevert. Daarbij vergeet je echter dat te veel doen ook juist tegen je kan werken.

In de Tijdwinst Podcast geeft Isabelle Feteris, voormalig wereldkampioen powerlifting, een treffend voorbeeld. Ze vertelt dat amateurs vaak meer doen dan topsporters, maar minder resultaat boeken. Omdat ze te veel trainen, kunnen hun spieren niet herstellen.

Zelfs wanneer iets te veel of te vaak doen niet een direct negatief gevolg heeft, zoals in het voorbeeld van de sporters, kost het wel tijd en energie. Die had je ook kunnen steken in belangrijk werk; zoals dat grote project waar je maar niet aan toekomt.

‘Meer’ is dus niet altijd beter. Sterker nog, ‘minder’ doen is vaak een stuk efficiënter. Vergelijk het met het koken van water. Als het water eenmaal kookt, heb je er niets aan het vuur verder op te stoken. Doe je dit toch, dan is het verspilde energie. Toch heb je wel energie nodig om het water in de eerste plaats aan het koken te krijgen. Hoe vind je de balans om het water te laten koken, zonder daarbij energie te verspillen?

Hoe kun je efficiënt (samen)werken? Met het MED-principe

De ‘sweet spot’ van een minimale dosis inspanning en een zo optimaal mogelijk resultaat wordt ook wel de ‘Minimum Effective Dose’ genoemd, het MED-principe. De term is bedacht door productiviteitsgoeroe Timothy Ferriss en is toegelicht in zijn boek The 4-Hour Body.

Met het bepalen van de MED bij terugkerende taken help je niet alleen jezelf om efficiënter te werken. Het is ook waardevol voor de samenwerking om dit te doen met de terugkerende taken van je team. Je bespreekt namelijk samen wat er moet gebeuren, hoeveel tijd dat kost en met welke frequentie dit moet gebeuren – dagelijks, wekelijks of maandelijks.

Dat heeft een aantal voordelen:

Helderheid in prioriteiten

Door samen te bepalen welke taken echt bijdragen aan teamdoelen, is het voor iedereen duidelijk welke taken prioriteit hebben. Iedereen begrijpt hierdoor beter welke werkzaamheden essentieel zijn en welke taken minder vaak uitgevoerd hoeven te worden.

Begrijp me niet verkeerd: dit zal niet altijd meteen helder zijn. Het samen bepalen van de MED kan tot verhitte discussies leiden. Wat de één als nodig ziet, ziet de ander bijvoorbeeld als tijdverspilling. Je zal hier samen uit moeten komen. Maar uiteindelijk zijn zelfs deze discussies nuttig, omdat iedereen anders deze standpunten voor zich had gehouden. Dit had kunnen leiden tot misverstanden en frustraties onder collega’s.

Efficiëntere vergaderingen

Vergaderingen zijn het perfecte voorbeeld van taken die je vaker hebt en vaak onnodig zijn. Hoe vaak heb je wel niet bij een vergadering gezeten en gedacht: dit had een e-mail kunnen zijn? Met het MED-principe bepaal je samen de frequentie en vorm van communicatie. Die eindeloze stroom aan berichten die je via Teams of Slack van je collega’s krijgt en waar je à la minute op moet reageren, is hier ook onderdeel van.

Realistische verwachtingen

Wanneer jullie samen besluiten om elke taak op een haalbare frequentie uit te voeren (zoals om de twee weken een update van een project), kan iedereen hier hun planning en energie op afstemmen en onnodige werkdruk vermijden. Iedereen weet beter wat er van hen verwacht wordt.

Hoe vind je de juiste MED?

De voordelen van samen de MED vinden zijn duidelijk, maar hoe doe je dit dan?

1. Maak een lijst met vaste terugkerende taken (dagelijks, wekelijks, maandelijks).
2. Analyseer samen de impact van de taken: draagt de frequentie nu bij aan je doelen of ben je met minder vaak uitvoeren ook effectief?
3. Vraag jullie af wat het ergste is dat kan gebeuren als een taak niet op tijd af is.
4. Bepaal het absolute minimum aantal keren dat je een taak moet doen, zonder dat jullie in de problemen komen.
5. Optimaliseer jullie tijd door de MED te bepalen: hoe vaak moet je een taak uitvoeren voor het optimale resultaat met zo min mogelijk inspanning?

Efficiënt werken voorbeeld

Hoe efficiënter werken er voor jou en je collega’s uitziet, is per werkveld, bedrijf en zelfs team verschillend. Zo ziet efficiënt werken in de zorg er weer heel anders uit dan op een kantoor. Om toch een beeld te krijgen bij wat voor resultaat het bepalen van de MED kan hebben, deel ik ter afsluiting van dit artikel nog een aantal voorbeelden:

• In plaats van voortdurend vragen en updates via e-mail en chat af te handelen, kan je als team besluiten om vaste momenten te kiezen voor overleg en feedback. Zo kan iedereen gerichter werken zonder afleiding.
• In plaats van het houden van lange vergaderingen omdat het simpelweg een routine is, wordt er alleen vergaderd wanneer het echt nodig is.
• Het gebruiken van gedeelde documenten of platforms, kan ervoor zorgen dat je efficiënter samenwerkt, omdat iedereen dan altijd toegang heeft tot de meest actuele versie van documenten. Dit voorkomt tijdverlies door het heen en weer sturen van versies en helpt misverstanden te vermijden.

Conclusie: efficiënt samenwerken begint dus met minder onnodig doen

Efficiënt werken betekent niet dat je zoveel mogelijk taken in zo min mogelijk tijd moet afhandelen. Het betekent dat je kritisch kijkt naar hoeveel tijd en energie je ergens in steekt en wat dat daadwerkelijk oplevert. Met het MED-principe ontdek je hoeveel inspanning écht nodig is om je doelen te bereiken. Jullie ideale MED ontdek je zo:

• Maak een overzicht van alle taken die je dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoert.
• Onderzoek welke werkzaamheden daadwerkelijk bijdragen aan je doelen en welke je vooral uit gewoonte doet.
• Vraag je af wat er gebeurt als je een taak minder vaak uitvoert of zelfs helemaal achterwege laat.
• Bepaal met het MED-principe hoe vaak je een taak minimaal moet uitvoeren om het gewenste resultaat te behalen.
• Maak samen met je collega’s duidelijke afspraken over vergaderingen, communicatie en terugkerende werkzaamheden.

Neem daarom eens je eigen werkweek onder de loep. Welke taak kost je iedere week tijd, terwijl je niet eens zeker weet of die zo vaak nodig is? Bespreek het eens met je collega’s en probeer het een maand anders te doen.

Ghislen Nysten,
Senior trainer time management

Meer tips in Full Focus

Wil je meer van dit soort praktische tips over productiviteit en efficiënt en effectief samenwerken die je direct kunt toepassen? Lees dan verder in Björns boek Full Focus op wat echt belangrijk is en Elke dag om 15:00 klaar. Daarin ontdek je waarom je vaak onbewust meer tijd besteedt aan minder belangrijke taken, en leer je hoe je tijd vrijmaakt voor wat écht belangrijk is.

Verder lezen?

• Resultaatgericht samenwerken: stoppen met druk doen is de oplossing!
• Je concentratie verbeteren voor een goede samenwerking – ‘t lukt je met 6 tips
• Effectief samenwerken: met 9 verrassende tips verbeter je direct jouw samenwerkingen
• Takenlijst maken om beter samen te werken? Volg deze 7 stappen!
• Hoe kun je effectief samenwerken? Met 9 tips verbeter je direct jouw samenwerkingen

Nog efficiënter (samen)werken?

• Wat is efficiënter werken?

  Wanneer je efficiënter werkt, denk je bewust na over hoe je je tijd en energie het beste kunt besteden. Het houdt in dat je je tijd, energie en middelen optimaal benut om met minimale inspanning maximaal resultaat te bereiken. Het draait niet om harder werken, maar om slimmer werken.

• Hoe kun je zo efficiënt mogelijk werken?

  Als je zo efficiënt mogelijk werkt, probeer je met zo min mogelijk tijd, moeite en energie een zo optimaal mogelijk resultaat te behalen. Dit wordt ook wel de Minimum Effective Dose genoemd: een balans tussen te veel en te weinig inspanning.

• Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

  Effectief werken is doen wat nodig is om je doelen te bereiken, doelgericht werken dus. Efficiënt werken betekent dat je zo snel mogelijk en met zo weinig middelen en zonder onnodige inspanning werkt. Effectief werken is niet altijd efficiënt, maar efficiënt werken kan wel bijdragen aan effectief werken.

• Hoe kun je effectief werken?

  Effectief werken draait om bezig zijn met belangrijke taken, taken die bijdragen aan het bereiken van je doelen. Het betekent dat je je aandacht richt op wat echt nodig is om resultaten te boeken. Dit doe je door prioriteiten te stellen.

• Wat wordt bedoeld met de “Minimum Effective Dose” (MED), en hoe kan dit principe helpen bij productiviteit?

  De “Minimum Effective Dose” (MED), een concept geïntroduceerd door Timothy Ferriss, staat voor het ideale evenwicht tussen inspanning en resultaat. Bij het MED-principe denk je bewust na over de minimale hoeveelheid inspanning, tijd en energie die nodig is om een optimaal resultaat te bereiken. Hierdoor houd je meer ruimte over voor belangrijke taken, wat je productiviteit ten goede komt.

• Waarom is het beter om niet altijd méér inspanning te leveren om betere resultaten te bereiken?

  Meer inspanning leidt niet per se tot betere resultaten en is vaak geen efficiënte manier om je tijd te gebruiken. Je verspilt waardevolle tijd en energie, die je nodig hebt om je doelen te bereiken. Meer inspanning kan daardoor zelfs contraproductief zijn.

• Hoe kun je bepalen wat de optimale frequentie is voor het uitvoeren van terugkerende taken?

  De optimale frequentie van terugkerende taken bepaal je door hun impact kritisch te evalueren. Vraag jezelf af: draagt de huidige frequentie bij aan je doel of blijf je even effectief als je de taak minder vaak uitvoert? Wat zijn de mogelijke gevolgen als je de taak niet op tijd uitvoert? En hoe vaak moet je deze taak minimaal uitvoeren om te voorkomen dat jij of anderen in de problemen komen? Door dit proces toe te passen op elke terugkerende taak, kun je je tijd efficiënter indelen.

• Wat is het risico van “overtraining” bij fysieke of mentale taken, en hoe kan de MED dit voorkomen?

  Overtraining ontstaat wanneer je fysieke of mentale taken zo vaak uitvoert dat het je prestaties belemmert. Door overmatige inspanning bereik je niet het gewenste resultaat. Door de Minimum Effective Dose (MED) te vinden, bereik je een optimaal resultaat zonder onnodige inspanning, tijd of moeite. Dit helpt overtraining te voorkomen en zorgt voor een efficiëntere inzet van je middelen.

• Hoe helpt het gebruik van de MED bij het verminderen van reactieve taken en het creëren van meer focus?

  Het toepassen van de MED helpt je om effectief te plannen en je te concentreren op wat echt belangrijk is. Je besteedt minder tijd aan terugkerende taken die niet bijdragen aan je doelen, waardoor je meer tijd en energie overhoudt voor wat echt belangrijk is. Door terugkerende en reactieve taken minder vaak uit te voeren, word je minder afgeleid en kun je je beter focussen op de prioriteiten.

• Waarom is het belangrijk om kritisch naar de noodzaak en frequentie van taken te kijken?

  We voeren terugkerende taken vaak uit omdat ze een gewoonte zijn geworden. We voeren ze elke week uit zonder er echt bij stil te staan. Terwijl we veel efficiënter kunnen werken door kritisch te kijken naar de noodzaak en frequentie van deze taken. Zo ontdekken we dat ze niet zo belangrijk zijn als we denken en minder vaak uitgevoerd kunnen worden. Dit geeft ons weer tijd en energie voor belangrijker werk.

• Hoe kun je beslissen hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven zonder onnodige tijdsinvestering?

  Om te bepalen hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven, maak je een lijst van vaste taken die je dagelijks, wekelijks en maandelijks moet uitvoeren. Begin met het analyseren van de impact van de taak. Denk na over de gevolgen als je de taak minder vaak uitvoert. Bepaal daarna de minimale frequentie waarop je de taak moet uitvoeren, zonder dat je jezelf en anderen in de problemen brengt.

• Hoe kan het principe van MED bijdragen aan betere samenwerking en verwachtingsmanagement binnen teams?

  Het gezamenlijk bepalen van de MED zorgt voor duidelijke en efficiënte afspraken over taken en processen. Door het MED-principe weet iedereen welke werkzaamheden essentieel zijn voor het behalen van teamdoelen en hoe vaak of intensief taken uitgevoerd moeten worden. Hoewel collega’s het misschien niet altijd eens zijn, kun je op deze manier de verwachtingen veel beter managen.

• Wat wordt bedoeld met de “sweet spot” tussen te veel en te weinig inspanning, en hoe kun je deze vinden?

  Met te weinig inspanning bereik je je doelen niet, maar te veel inspanning levert vaak ook niet het gewenste resultaat. Om het optimale resultaat te behalen zonder onnodige tijd te verspillen, is het belangrijk om de “sweet spot” te vinden: de balans tussen te veel en te weinig inspanning. Je vindt de “sweet spot” door de impact van je terugkerende taken te analyseren en op basis daarvan je tijd optimaal in te delen.

• Hoe kun je de impact van een taak analyseren om te bepalen of de frequentie daadwerkelijk bijdraagt aan je doelen?

  Vraag jezelf af of je net zo effectief bent als je de taak minder vaak uitvoert. Wat is het ergste dat kan gebeuren als je een taak niet op tijd uitvoert? Met het antwoord op deze vragen kun je het absolute minimum aantal keren bepalen dat je de taak moet doen om problemen te voorkomen.