Samenwerken doe je niet alleen omdat het gezelliger is dan alles in je eentje oppakken. Je doet het om snel en efficiënt een bepaald doel te bereiken. Maar hoe doe je dat, resultaatgericht samenwerken? Want laten we wel wezen: die vele meetings, telefoontjes tussendoor en talloze e-mails helpen niet mee. De oplossing is dan ook juist om te stoppen met druk doen en het anders aan te pakken.
Wat komt aan bod?
- Wat is resultaatgericht samenwerken?
- Zo werkt het ook op kantoor
- Hoe doe ik dat dan
- Focus op het resultaat
Wat is resultaatgericht samenwerken?
De betekenis van resultaatgericht samenwerken is dat je bij het samenwerken steeds het gezamenlijke doel voor ogen houdt en dat jij en je collega’s op zo’n manier aan de slag gaan dat jullie dit zo efficiënt en goed mogelijk bereiken.
Daarvoor zijn een paar dingen nodig:
- Jullie hebben met elkaar een doel en dat is voor iedereen helder en concreet.
- Iedereen heeft eigen verantwoordelijkheden binnen het proces en neemt die verantwoordelijkheden ook.
- Er is tussentijds onderlinge communicatie. Jullie stemmen met elkaar af wie wat doet, hoe dat verloopt en wat eventuele obstakels zijn. Als er iets speelt of als je bijvoorbeeld een deadline dreigt te missen, geef je dat op tijd aan.
- Jullie maken gebruik van elkaars expertise en vertrouwen erop dat iedereen doet wat hij moet doen en dat goed kan. Micromanagement is uit den boze.
- Jullie waarderen elkaar en laten het aan elkaar weten als je dingen goed vindt gaan, maar jullie geven ook constructieve feedback als dingen beter kunnen.
- Jullie werken efficiënt en steken dus precies genoeg tijd in taken om deze goed te volbrengen, maar verliezen geen tijd aan onnodige zaken (zoals lange overleggen, veel heen en weer mailen of perfectionistische neigingen.
- Jullie hebben een helder proces, een goede taakverdeling en de juiste systemen om efficiënt samen te werken.
Vergelijk het met de sportschool
Je kunt het vergelijken met naar de sportschool gaan. Je hebt mensen die naar de sportschool gaan met een bepaald doel voor ogen. Ze volgen een trainingsschema en willen een specifiek resultaat bereiken. Elke oefening die ze uitvoeren, draagt bij aan dat resultaat. Daar stemmen ze hun apparaatkeuzes, trainingen en bestede sportschooltijd op af.
Daarnaast heb je mensen die naar de sportschool gaan zonder concreet doel. Deze mensen gaan op de apparaten zitten die nog vrij zijn. Ze kletsen af en toe gezellig met mede-sporters. Drinken nog een biertje. Proberen dan weer eens wat nieuws. Maar echt gericht trainen ze niet. Zij gaan niet fanatiek aan de slag met spiergroepen trainen of hun conditie opbouwen. Ze doen maar iets. En dat is prima. Maar het levert niet altijd het resultaat op dat ze voor ogen hebben.
Wat dat voorbeeld laat zien?
Met resultaatgericht werken bereik je (net als als de sporter met een duidelijk doel en een trainingsschema) meer in minder tijd. Alle tijd die je in de sportschool besteedt, draagt immers bij aan dat doel. Werk je zonder een duidelijk doel, dan bereik je ook resultaten en heb je wel lol. Maar de vooruitgang gaat misschien niet zo snel als gehoopt of wellicht komt je doel zelfs helemaal niet in zicht.
Zo werkt het ook op kantoor
Precies hetzelfde werkt het op kantoor. Wanneer jullie in meetings zitten omdat het nu eenmaal een meetingdag is, geen duidelijke doelen voor ogen hebben en ook niet weten welke stappen nodig zijn om een doel te bereiken, dan kan dat doel heel lang ver uit zicht blijven. Soms komen jullie wel een stap vooruit. Maar dat is dan meer toeval dan dat het gerichte stappen zijn.
Ook op kantoor heb je een duidelijk resultaat én stappen richting dat resultaat nodig. Je wilt resultaatgericht samenwerken: de samenwerking op zo’n manier inzetten dat je elke dag iets verder richting het beoogde teamresultaat komt.
Dus: je wilt helder hebben wat ieders taken zijn, feedback geven als iemand de verkeerde stappen zet (net zoals de sportschoolinstructeur je aanspreekt als je een apparaat verkeerd gebruikt – niet om vervelend te zijn, wel om je te helpen!), een planning maken die sturing geeft en ervoor zorgen dat iedereen die stappen zet die voor hem of haar haalbaar zijn. Zo bereik je het snelste resultaat in zo min mogelijk tijd. En dat zonder jezelf over de kop te hoeven werken.
Ben jij van dat laatste nog niet zo overtuigd? Denk je ‘Ja, maar dan moet ik zeker steeds overwerken?’. Nee hoor, het gaat er niet om dat je harder werkt, wel dat jij en je team slimmer werken. Lees Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ maar. Daarin legt hij uit hoe je elke dag 2 uur van je werktijd kunt afsnoepen door productiever te zijn. Houd je mooi tijd over om weer eens een bezoekje aan de sportschool te brengen.
Aha, hoe doe ik dat dan: resultaatgericht samenwerken?
Er bestaat niet één leidraad voor resultaatgericht samenwerken waarin je 10 simpele stappen opvolgt en dan een ster in effectief samenwerken bent. Zo eenvoudig is het niet. Maar geloof ons: moeilijk hoeft het ook niet te zijn. Deze stappen helpen je om resultaatgericht te werken en bewust aan sommige dingen wel of juist niet aandacht te besteden.
1. Werk je e-mail af met de OHIO-methode
Die letters verwijzen niet naar de mooie staat in Amerika; ze staan voor Only Handle It Once. Oftewel: handel elke e-mail in één keer af. Dat betekent dat je niet om de haverklap op een nieuw binnengekomen mailtje klikt om er later opnieuw naar te kijken. Nee, kies een paar momenten op de dag waarop je uitgebreid voor je inbox gaat zitten. Werk op die momenten al je e-mails in één keer af.
Dus bepaal direct of je een bericht weggooit, informatie opslaat om er iets mee te doen of dat er taken of afspraken uit voortkomen die een plek in je agenda of op je takenlijst verdienen.
Op deze manier houd je overzicht, vergeet je geen dingen én kunnen je collega’s rekenen op een vlotte reactie.
2. Spreek een communicatiemethode af voor spoedjes
Als je samenwerkt aan een project, zullen er regelmatig dingen zijn die haast hebben en tussendoor moeten gebeuren. Als je dagelijks al een heleboel e-mails ontvangt, is het handig om voor spoedjes specifiek af te spreken hoe je daar het liefst over communiceert. Dan belandt een spoedvraag niet tussen de 20 andere ongelezen mails die je (dankzij de OHIO-methode) maar twee of drie keer per dag ziet.
Maak afspraken over wat dringend is (spoiler: lang niet alles wat “dringend” lijkt, heeft ook echt spoed!). Bepaal daarnaast hoe je met elkaar communiceert als iets écht dringend is. Bepaal bijvoorbeeld dat je elkaar alleen belt als iets spoed heeft. Dan weet de ander ook dat dit telefoontje belangrijk is en word je snel van een reactie voorzien.
3. Gebruik één timemanagement-systeem voor jezelf én voor samen
Je hoofd is niet bedoeld om te onthouden. Hoe goed je ook bent in telefoonnummers opdreunen en verjaardagen uit je hoofd leren, je hoofd is er niet voor gemaakt om veel afspraken en informatie op te slaan. Dus probeer het, zeker aangezien de gemiddelde kenniswerker zich niet hoeft te vervelen op het werk, ook niet allemaal met je hoofd te doen.
Gebruik een timemanagement-systeem om alle data en afspraken te noteren én om je werk te managen. Een slim timemanagement-systeem is als volgt opgebouwd:
- Noteer in je agenda alle afspraken en grote taken.
- Zet alle kleinere taken in een takenlijst (of gebruik een handige takenapp, zoals Todoist) en noteer daarin ook bespreekpunten.
Daarnaast is het voor samenwerken vaak handig om samenwerkingstools te gebruiken. In ons artikel over online samenwerken gaan we daar dieper op in. Asana, Monday en Trello zijn onze favoriete tools. Met elk van die tools kan iedereen op elk moment overzicht houden over het project en zijn aandeel daarin.
4. Doe aan wekelijkse reflecties (apart én met elkaar)
Een wekelijkse reflectie houdt in dat je één moment per week tijd inlast om terug te kijken en vooruit te kijken. Hoe ging het afgelopen week? Wat ging goed en wat kan beter? Wat staat er voor volgende week op de planning? Zijn er nog dingen die je voor bepaalde meetings moet voorbereiden? Is je agenda te vol en moet je aangeven dat bepaalde dingen niet lukken? Zie je een spoedje dat je naar voren kunt schuiven?
Zo’n reflectiemoment helpt je om niet achter de feiten aan te lopen, een realistische planning te maken en ook proactief te communiceren als dingen niet soepel verlopen of beter kunnen. Je kunt dan bijvoorbeeld op tijd aangeven dat een bepaalde taak niet lukt, zodat jullie samen een oplossing kunnen bedenken.
Naast een individuele reflectie, kun je ook samen met je team een reflectiemoment plannen. Daarin bespreken jullie bijvoorbeeld met elkaar eens per week hoe het bij iedereen gaat, waar je mee bezig bent en wat goed gaat of anders moet.
5. Schat je tijd altijd ruimer in
Dat noemen wij de Wet van Patrick. Eén van onze timemanagement-experts (die niet geheel verrassend Patrick heet) heeft dit principe bedacht. Het zit zo: vaak zijn we nogal optimistisch bij het maken van een planning.
Je denkt al snel dat iets je wel in één uur lukt, maar stiekem weet je ook wel dat 1,5 uur een meer realistische inschatting is. In dat geval is het beter om er 1,5 uur ruimte voor in te plannen.
Wanneer je onrealistisch plant, ga je dingen afraffelen, lever je minder goede resultaten op en ervaar je onnodig stress. Dus schat het ruimer in. Dan kom je tot een beter resultaat.
Je tijd ruim inschatten is trouwens ook belangrijk bij meetings. Samenwerken gaat nu eenmaal gepaard met afspraken. En ja, die kunnen uitlopen. Dus plan niet direct na afspraak 1 alweer afspraak 2 in, maar houd rekening met een kwartier uitlooptijd. Besef ook dat aan een meeting vaak voorbereiding voorafgaat en dat er soms nog een debriefing uit voortkomt. Reserveer ook dáár tijd voor. Zo kun je leveren wat je belooft.
6. Kijk kritisch naar waar je tijd aan besteedt
Dat is de Wet van Parkinson. Die komt op het volgende neer:
Het werk neemt haast automatisch de tijd in die je ervoor had ingeruimd.
Je herkent het misschien wel. Je plant 1,5 uur in voor een meeting met een klant en stuurt een Teams-uitnodiging voor die tijd. De kans is dan klein dat jullie na 1 uur elkaar al de hand schudden om afscheid te nemen. De tijd die je inplant, vult zich vaak vanzelf met werk of overleg.
Maar kijk daar eens kritisch naar. Heb je écht deze tijd nodig voor een taak of een overleg? Als je bijvoorbeeld 3 uur tijd inplant voor een tekst die je ook in 1 uur kunt schrijven, dan ga je misschien onnodig puntjes op de ‘i’ blijven zetten.
Nog een tip: verstuur zelf de uitnodiging voor meetings. Dan ben jij degene die de eindtijd bepaalt. Kun je mooi aangeven dat je rekening houdt met een half uur voor de meeting, zodat jullie efficiënt met de bespreektijd omgaan. Ook dát is resultaatgericht samenwerken.
7. Voorkom afleiding
Resultaatgericht werken betekent ook je niet laten afleiden door alles wat op je pad komt terwijl je naar je doel toewerkt. Dus niet ieder mogelijke mailtje openen, bij doelloze meetings aanschuiven, tijd verspillen aan de allerleukste stockfoto zoeken of veel te lang doen over de final check van een tekst.
Dat is ook hoe Thomas Edison het deed toen hij een helder doel voor ogen had: de gloeilamp uitvinden. Je tijd slim plannen speelt daarbij een rol. Maar het volgende helpt ook mee:
- Zet je notificaties uit terwijl je aan het werk bent. Ja, je leest het goed: geen appnotificaties, geen e-mailpop-ups onderin je scherm en ook geen LinkedIn-uitnodigingen die je telefoon laten oplichten. Schakel ze uit onder werktijd. Dat alles kan best een uurtje (of drie) wachten.
- Gebruik een 1-op-1-lijst. Elkaar minder storen helpt ook om efficiënt naar je doel toe te werken. Dat lukt je met een 1-op-lijst. Noteer daarop voor elke collega de vragen of verzoekjes die je aan diegene hebt. Verzamel zo een lijst en leg die punten straks allemaal in één keer voor aan de collega in kwestie (in plaats van elkaar voor elk dingetje te storen). Dat bespaart jou en de ander tijd.
- Doe 1 ding tegelijk. Multitasken kan niemand (nee, ook niet als je denkt dat het jou best aardig afgaat). Focus je op één ding en pak pas daarna een andere taak op.
- Train je focus met meditatie. Klinkt dat als niet jouw ding? Probeer het toch! Meditatie helpt je om je aandacht bij één ding te houden. Hartstikke handig om resultaatgericht (samen) te werken! En nee hoor, er is heus niets zweverigs aan.
En dan nog iets: focus niet op hoe druk je bent, maar op het resultaat
We zien het vaak op de werkvloer: mensen die heel graag laten zien hoe druk ze het wel niet hebben. Je agenda zit al zo vol. Je hebt zoveel meetings. En ja, dat klopt waarschijnlijk! Maar het gaat er niet om hoeveel uur je aan drukke dingen werkt. Het gaat erom wát je doet.
Moet jij echt bij die ene meeting aanschuiven? Heeft dat project wel prioriteit, of kun je beter iets anders doen? Moet je nu je collega helpen of mag je aangeven dat beter later kan? Jij beslist over je agenda, en met de juiste aandacht, focus en een sterk staaltje timemanagement is daar meer aan te doen dan je denkt.
Het gaat niet om hoe druk je bent. Het gaat erom of je de gezamenlijke resultaten behaalt waar je naartoe werkt. Maak dáár je prioriteit van en zet de stappen die nodig zijn voor jouw aandeel hierin. Dan moet de semi-dringende vraag van je collega maar iets langer op een antwoord wachten.
Meer lezen over resultaatgericht werken?
Dat komt mooi uit! Wij delen hier nog veel meer over. Op deze site, maar ook op Instagram. Dus volg ons ook zeker daar voor meer tips over onder andere timemanagement en feedback geven. Wil je daarnaast een kijkje achter de schermen krijgen? Volg dan Björn ook. Hij is onze productiviteitsexpert én de directeur van Tijdwinst.
Mensen vroegen ook
Wat is RGS werken?
De naam RGS staat voor Resultaatgericht Samenwerken. RGS is een stichting voor organisaties in het vastgoedonderhoud, die hen stimuleert om resultaatgericht samen te werken. Kwaliteit en duurzaamheid zijn daarbij het doel.
Kun je wat hulp gebruiken bij jouw laserfocus én goede planning?
Loop jij steeds achter de feiten aan, heb je moeite met prioriteiten stellen en krijg je elke week maar niet je takenlijst afgevinkt? Volg dan onze training Timemanagement. Daar leer je om je grenzen te bewaken, een waterdicht planningssysteem op te zetten dat wél haalbaar is en ‘nee’ te zeggen of prioriteiten te stellen als het water je aan de lippen staat.
En wil je meer uit je samenwerkingen halen? Dan kun je ook een training Gesprekstechnieken volgen. Daarin leer je om een krachtige gesprekspartner te zijn, constructieve feedback te geven en op het juiste moment (op een nette manier) ‘nee’ te zeggen.
Wie zijn wij? | Training Timemanagement
Tijdwinst is als trainingsbureau gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. Om professionals in heel Nederland daarbij te helpen, bieden we allerlei trainingen aan. Zo volg je bij ons trainingen in timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken en feedback geven.
Nieuwsgierig? Neem dan een kijkje op onze website of lees onze andere blogs. Of schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Timemanagement | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
