Goed samenwerken met iedere collega? Probeer deze 10 gouden regels

Samenwerken met collega’s – je kunt er niet onderuit. Of je nu ook buiten het werk om beste vrienden met elkaar bent of je collega juist niet kunt luchten, we hebben elkaar toch echt nodig om goed werk te leveren. Gelukkig hoef je niet “elkaars type” te zijn om door één kantoordeur te kunnen. Met deze 10 gouden regels voor samenwerken kun je zélfs met die ene collega goed samenwerken. 

We hoeven je vast niet te vertellen wat samenwerken is en waarom samenwerking belangrijk is. Samenwerken heeft nogal wat voordelen. Met een goed team bereik je een hoop. Niemand kan al het werk in zijn eentje op zich nemen. Zelfs al lukt het je wel om met al die ballen te jongleren, dan nog is het geen slim plan om alles op eigen houtje te doen. De kracht van een team is dat iedereen een meerwaarde (kennis, een eigen achtergrond of een nieuwe kijk op dingen) inbrengt. 

Daardoor lopen jullie door te werken in een team minder snel vast op problemen, kom je tot innovatieve oplossingen, krijg je dingen sneller en efficiënter gedaan en gaat het resultaat erop vooruit als je samenwerkt. Kortom: een hoop redenen om zeker niet op een eigen eiland te zitten.

Wat is een goede samenwerking?

Voor een goede samenwerking met collega’s zijn een paar dingen nodig. Laten we daarvoor eerst kijken naar de definitie van samenwerken:

Je zet je binnen een team in om met elkaar een gezamenlijk doel te bereiken, waarbij iedereen een bijdrage levert en dat doet in overleg met de anderen. Het doel is dat je door te communiceren, taken te verdelen en te overleggen samen meer bereikt dan alleen.

Een goede samenwerking betekent dus…

• …dat je werkt in teamverband (dat kan ook een interprofessioneel of interdisciplinair team zijn).
• …dat ieder zijn individuele kwaliteiten inzet bij het samenwerken om zo tot een beter resultaat te komen met elkaar. Dát is effectief samenwerken.
• …dat jullie met elkaar tot een taakverdeling komen waar iedereen zich in kan vinden en die voor alle teamleden helder is.
• …dat jullie regelmatig overleggen met elkaar als collega’s en daarbij zowel bespreken wat goed gaat als wat beter kan.
• …dat jullie elkaar aanspreken als dingen niet soepel lopen of als je je ergens aan stoort in plaats van dat onderhuids te laten broeien (met hoge irritatieniveaus tot gevolg).
• …dat jullie ieder je eigen gang gaan en gefocust aan taken werken die je moet doen, maar daarbij wel aan de bel trekken als er struikelblokken op de weg liggen.
• …dat er een heldere planning, een duidelijk doel en goede afspraken zijn, zodat alle collega’s goed kunnen samenwerken én individueel hun aandeel in het project kunnen oppakken.

Bij de vraag ‘Hoe werk je samen?’, denk je misschien al snel: “Nou, gewoon ieder een eigen stukje laten oppakken en aan de slag gaan.” Maar samenwerken draait om meer dan dat. 

Samenwerken betekent niet dat ieder voor zich een aandeel levert en dat je vervolgens maar hoopt dat het samen tot iets goeds leidt. Je wilt écht samen samenwerken, de kwaliteiten van het team benutten en samen meer gedaan krijgen dan de optelsom van alle individuele bijdragen.

Loopt een samenwerking niet lekker? Dan ligt het vaak aan één van deze punten. De taakverdeling is bijvoorbeeld niet helder, er is weinig communicatie, irritaties worden niet uitgesproken, mensen zitten op een eigen eilandje of collega’s pakken hun beloofde taken niet op. Dat alles zit de samenwerking dan in de weg. Je kunt de samenwerking verbeteren door te kijken waar het op deze punten misgaat én door daar iets aan te doen. 

Wat heb je nodig om goed samen te werken?

Voor goed samenwerken zijn een paar samenwerkingsvaardigheden (of noem het samenwerkingscompetenties) heel belangrijk. De belangrijkste kenmerken van een goede samenwerking zijn deze 5 punten (volgens de Amerikaanse organisatieadviseur Patrick Lencioni):

1. Iedereen is betrokken. Een goede samenwerking begint met betrokken collega’s. Dat betekent aan de ene kant dat iedereen zichzelf geïnteresseerd en gedreven opstelt tegenover het gezamenlijke doel. Aan de andere kant betekent het ook dat je anderen betrokken houdt. Je vertelt bijvoorbeeld over hoe het bij jou verloopt, vraagt hoe het bij de ander gaat en informeert regelmatig naar de resultaten.
2. Er is wederzijds vertrouwen. Elk teamlid vertrouwt er blind op dat jullie je volledig inzetten voor het project, jullie taken zo goed mogelijk volbrengen en open en eerlijk communiceren. Er is dus geen geroddel of micromanagement.
3. Jullie doen niet aan conflictvermijding, maar gaan conflicten aan. Daarmee bedoelen we zeker niet dat de borden uit de kantine door het kantoor vliegen. We bedoelen dat je vervelende dingen aankaart als je ertegenaan loopt. Op een constructieve manier uiteraard. Je zegt waar je mee zit (in plaats van het op te kroppen), doet dat met respect voor de ander en probeert samen tot een oplossing te komen.
4. Iedereen neemt zijn eigen verantwoordelijkheid. Effectief samenwerken in een team betekent ook dat elk teamlid zijn eigen taken oppakt. Daarbij is het belangrijk dat je een goede planning opstelt, je werk efficiënt doet en probeert tot de beste resultaten te komen. Dat betekent ook aan de bel trekken als dingen dreigen mis te lopen of als een deadline wel heel krap wordt.
5. Jullie blijven gefocust op het gezamenlijke resultaat. Jullie mogen dan ieder eigen taken hebben, het blijft belangrijk om als team samen te werken. Dus om in contact te blijven, elkaar feedback te geven, te overleggen over belangrijke punten en waar nodig samen een nieuwe koers te bepalen (om er leuke kantoortaal tussendoor te gooien).

10 tips waarmee elke samenwerking beter wordt

Nu weet je wat belangrijk is bij samenwerken. Maar waar mensen samenwerken, zijn soms ook strubbelingen of onenigheden. Dat hoort erbij. Als je ze maar weet op te lossen óf (nog beter) in het vervolg weet te voorkomen. Dé checklist voor een goede samenwerking bestaat niet. Ook niet 5 tips voor een goede samenwerking waarin nóóit gedoe of frustratie is. Wel hebben wij 10 tips die voor ons én voor onze cursisten bijdragen aan beter samenwerken op de werkvloer. 

Met deze 10 goede-samenwerking-tips kun jij strubbelingen voorkomen, de band met je collega’s goed houden, de communicatie verbeteren en zo meer uit samenwerkingen halen.

1. Praat niet alleen, maar luister ook

Je zult het niet altijd roerend met je collega’s eens zijn. Ook dat hoort erbij. Maar luister ook in die gevallen écht naar elkaar. Wacht met reageren totdat je volledig begrijpt wat de ander bedoelt. En dan hebben we het niet over horen wat iemand zegt, maar actief luisteren. Dus echt doorvragen en proberen te begrijpen wat de ander wil zeggen. Natuurlijk mag je het er dan alsnog mee oneens zijn, maar het getuigt van respect dat je aandachtig luistert. Bovendien kun je zo beter onderbouwd je eigen mening of weerwoord geven.

Nog iets belangrijks wat hierop aansluit: toon begrip. Ga ook niet na het aanhoren van iemands verhaal vol ertegenin. Maar toon empathie voor het standpunt van de ander, geef aan dat je het begrijpt en breng je eigen standpunt met respect (en met goede argumenten).

2. Wees kort en krachtig in je communicatie

Nee, niet zó kort dat het bot wordt. Maar veel dingen kunnen best met iets minder woorden worden gezegd. Hoe dat bijdraagt aan goed samenwerken? Korte en krachtige communicatie is duidelijker. De ander hoeft niet uit heel veel woorden de essentie te halen. Dat heb jij zelf al gedaan. Bovendien slok je niet onnodig veel tijd op van de ander én bespaar je jezelf tijd. 

Deze tip kun je uiteraard toepassen op je gesprekken, op wat je vertelt in vergaderingen, op feedbackgesprekken (stop met sandwichen, kom sneller tot de kern!) en ook op e-mails die je schrijft. Tel uit je tijdwinst (én de tijdwinst voor je collega’s).

3. Communiceer feedback vanuit jezelf (zonder wijzend vingertje)

Dus zeg niet “Waarom doe jij nou ook altijd…”, maar breng het vanuit jezelf. Vertel wat jij observeert, wat jou opvalt of wat jou stoort. Bouw je feedback daarbij op een constructieve manier op. 

Daarvoor zijn de 4 G’s een helpend feedbackmodel. Hoe je dat model toepast? Dat legt Patrick in de video hieronder uit. 

Het komt erop neer dat je je feedback in vier stappen opbouwt:

1. Je beschrijft je feitelijke observaties van het gedrag van de ander.
2. Je vertelt welk gevoel dit gedrag bij jou oproept.
3. Je benoemt welk gevolg dit gedrag heeft voor jou, voor anderen of voor de persoon zelf.
4. Je beschrijft het gewenste gedrag dat je liever zou zien.

Met deze vier stappen schiet je niet direct in de aanval, maar bouw je feedback rustig op en blijf je bij de feiten. Daarmee verklein je de kans dat de ander zich aangevallen voelt en is de kans groter dat jullie tot een oplossing komen. 

4. Vergeet niet complimenten te geven

Zo belangrijk als het is om negatieve feedback niet in te slikken, zo essentieel is het ook om positieve feedback te geven. Zeg het zeker als je collega’s dingen hartstikke goed aanpakken, als je dingen waardeert in jullie samenwerking of als een bepaalde werkwijze fijn is. Daar maak je ten eerste vrienden mee. Ten tweede is het fijn voor je collega’s om te weten welk gedrag of methoden ze vooral moeten vasthouden. Ten derde komt negatieve feedback ook beter over als je regelmatig (los van die kritiekpunten) iets positiefs zegt. 

Om er cijfers aan te hangen: als je 80% van de tijd positieve feedback geeft en 20% van de tijd negatieve feedback, dan zullen mensen meer openstaan voor jouw negatieve feedback dan als je vaker negatief bent. 

5. Vergeet niet om zelf feedback te vragen én goed te ontvangen

Zoals anderen soms op je irritatiespieren werkt, zo geldt dat misschien ook weleens voor jou bij anderen. Vergeet daarom niet om soms om feedback te vragen over wat jij al goed doet en wat jij beter kunt doen. Als je samenwerkt binnen een team, zullen je collega’s goed kunnen opmerken wat jij al goed doet en waar nog verbeterpunten liggen (oftewel: hun tips en tops bij het samenwerken voor jou). 

Door om feedback te vragen, laat je blijken dat je jezelf wilt blijven verbeteren en creëer je sowieso een cultuur waarin feedback geven normaal is. Fijn voor jou, maar zeker ook fijn voor jullie als team. 

Bekijk onze voorbeelden van feedbackvragen om te ontdekken hoe jij passende feedback kunt krijgen van je collega’s.

6. Communiceer duidelijk en assertief

Het lijkt misschien goed om subtiel te zijn in je communicatie en soms om dingen heen te draaien. Maar geloof ons: met assertief communiceren bereik je meer dan met zinnen als “Ehm, ja, ik doe het wel weer voor deze keer!” (de tegenzin en irritatie druipt ervan af – da’s passief agressief!) of “Nou ja, ik kan het nu wel doen. Ik ga er wat dingen voor verplaatsen. Moet wel lukken, denk ik. Alleen een volgende keer lukt het niet echt” (dat is subassertief).

In beide gevallen zeg je niet wat je echt vindt of wat echt haalbaar is voor jou. Het gevolg? Je voelt je gefrustreerd. De samenwerking loopt minder lekker. Of je werkt je een slag in de rondte, met totaal kip-zonder-kop-gedrag en afgeraffelde resultaten tot gevolg. Nou ja, in het ergste geval dan.

Om al die redenen: beter niet doen, om dingen heen draaien. Wees duidelijk in je communicatie en volg onze tips voor assertief communiceren.

7. Gebruik tools voor efficiënt samenwerken

Samenwerken doen we allang niet meer alleen op kantoor. Ook online samenwerken komt steeds vaker voor. Daarom is het fijn als je handige tools hebt waarmee je samenwerkingen en overleggen vanuit huis kunt voortzetten. Bovendien helpen die tools om altijd overzicht te hebben over de status van het project. 

Onze favoriete tools zijn:

• Asana, Monday of Trello: gebruik één van deze tools om overzicht over jullie project te houden. Hier kun je bijvoorbeeld aangeven wie welk werk oppakt, taken verslepen van “To do” naar “Done” of een collega taggen die een taak moet reviewen.
• Todoist. Dit is onze favoriete app om to-do-lists mee te maken. Je kunt er niet alleen afvinklijstjes mee maken. De tool is ook makkelijk te koppelen aan bijvoorbeeld Outlook. Reuze-handig! Lees ook onze handleiding voor Todoist en ontdek zelf waarom wij zo’n fan zijn.
• Teams, Zoom of Google Meet. Wie kent ze niet? Videobellen is reuze-handig om ook vanaf afstand documenten samen te bespreken, je scherm te delen, dingen uit te leggen of briefings toe te lichten. 
• G-suite of Microsoft Office 365. Met één van deze softwarepakketten kun je altijd online samenwerken in de cloud. Zo kun je tegelijkertijd in bestanden werken en altijd bij jullie gezamenlijke documenten komen.

Dat zijn overigens nog lang niet alle handige tools. Wil je er meer ontdekken? Lees Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’, waarin hij nog veel meer slimme tooltips deelt om efficiënter (samen) te werken.

8. Stoor elkaar minder dankzij een handige lijst

Als jullie elkaar onderling elke 15 minuten op de schouder tikken met een kleine vraag, kost dat jullie veel tijd én komt het de samenwerking niet ten goede. Je collega ergert zich eraan dat hij steeds uit zijn concentratie wordt gehaald. Andersom zal jij ook balen als je collega je regelmatig stoort tijdens het werk. Maak daarom met elkaar de afspraak om een een-op-een-gesprek te introduceren. 

Dit is naar onze eigen bescheiden mening een van de meest geniale productiviteitshacks die je direct kunt doorvoeren. Het komt op het volgende neer. Je maakt een lijst aan in Word, Outlook of Google Docs en noteert daarop steeds oppoppende verzoekjes of vragen aan een specifieke collega. Als je lijst na een tijdje lang genoeg is of als een vraag echt niet langer kan wachten, plan je een afspraak met die persoon. Tijdens die afspraak leg je alle punten in één keer aan je collega voor. Zo hoef je elkaar minder te storen.

9. Stel regelmatig samen prioriteiten

Als het er in jouw kantoortuin aan toegaat zoals in de gemiddelde kantoortuin, dan herken je vast wel dat de waan van de dag regelmatig je planning overhoop schopt. En dat het dus best kan zijn dat dit samenwerkingsproject lastig in te plannen is. Worstel je met je planning? Geef het direct proactief aan bij je collega’s en stel samen met hen of met je leidinggevende prioriteiten. 

Niet alles wat je voor je gevoel “moet” doen, zal ook echt dringend zijn. Zo krijg je wel de dingen af die écht moeten zonder dat je jezelf uit de naad hoeft te werken.

Hulp hierbij nodig? Gebruik de Eisenhower-matrix. Die helpt je om snel samen te bepalen wat urgent is en wat wel of niet per se door jou gedaan moet worden.

10. Laat niet al je kostbare tijd naar je mailbox gaan

Nog een bekend probleem bij samenwerken en überhaupt bij werken op kantoor is de overstroomde mailbox aan het eind van een drukke werkdag. Wil je je samenwerkingen verbeteren? Begin dan daar en kijk hoe je efficiënter kunt mailen. 

Met de OHIO-methode werk je je e-mails allemaal dagelijks af (lees: je collega’s krijgen op tijd antwoord en zijn dus blij), terwijl het jou veel minder tijd kost. OHIO betekent namelijk Only Handle It Once. Oftewel: bekijk elke e-mail één keer en handel hem direct af om dan door te gaan naar de volgende e-mail op de lijst. 

Nog een tip: check je e-mail alleen op vaste momenten op een dag, bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag, na de lunch en rond 16.00 uur. Klik buiten die momenten om Outlook of Gmail weg en zet je notificaties uit. Dan kun je ongestoord werken en dus jouw werk op tijd gedaan krijgen.

Dus

Goed samenwerken is niet één competentie die je zo even leert. Het is een verzameling competenties die iedereen zich eigen kan maken. Met de 10 gouden regels hierboven besparen jij en je collega’s tijd, verbeter je jullie communicatie, voorkom je strubbelingen onderweg en draagt daadwerkelijk iedereen iets waardevols bij aan het eindresultaat. 

Of je nu samenwerkt met collega’s in de zorg, op een superhip reclamebureau werkt met neonlampen aan de muur of op het gemeentehuis achter een balie zit, goed samenwerken is overal essentieel. Probeer de bovenstaande 10 tips en ontdek zo hoe je zowel individueel als met elkaar betere resultaten behaalt.

Wil je meer van dit soort tips om efficiënter én effectiever (samen) te werken? Volg dan Björn en Tijdwinst ook op Instagram. Daar trakteren we je dagelijks op praktische tips.

Mensen vroegen ook

Hoe noem je iemand die goed kan samenwerken?

Je kunt die persoon allerlei benamingen geven. Noem het sociaal of een mensenmens. Maar eigenlijk komt een goede samenwerking in een team er vooral op neer dat je een set van belangrijke competenties voor samenwerken hebt. Je communiceert proactief en assertief, geeft constructieve feedback, hebt je planning op orde en weet hoe je efficiënt werkt om zo in minder tijd meer gedaan te krijgen. Dán ben je iemand die goed samenwerkt.

Welk gedrag hoort bij samenwerken?

Het past bij samenwerken dat je betrokken bent bij het proces, je volledig inzet voor een gezamenlijk resultaat, daarbij je verantwoordelijkheden pakt en je werk efficiënt doet. Ook houdt het in dat je open communiceert, constructieve feedback geeft (zowel negatief als positief!) en openstaat om feedback te ontvangen.

Leren om beter samen te werken? Volg één van onze cursussen

Samenwerken is op elke werkvloer een must. Zelfs als freelancende zzp’er met een eigen thuiskantoor werk je nog met anderen samen. Wil je weten hoe jij meer uit je tijd haalt, je samenwerkingen verbetert en zo tot betere resultaten komt? Wij bieden diverse trainingen (online en op locatie) waarin je leert om jouw samenwerkingsskills te verbeteren.

• Leer bij de training feedback geven hoe je feedback op zo’n manier geeft dat de ander er echt voor openstaat en er iets van leert zonder zich aangevallen te voelen. Leer hier ook hoe je zelf het meeste uit feedback haalt die je ontvangt.
• Ontdek bij onze training timemanagement hoe je in minder tijd meer werk gedaan krijgt, een realistische planning opstelt, het overzicht altijd bewaakt en voorkomt dat je je te veel laat leiden door de waan van de dag en onbelangrijke tussendoorklusjes.
• Of leer bij onze cursus gesprekstechnieken hoe je krachtig en effectief communiceert op een fijne en tegelijkertijd duidelijke manier. Zo kun je beter je mening geven, voor jezelf opkomen, de regie pakken in een gesprek en in minder woorden zeggen wat je wilt zeggen.

Twijfel je welke training het beste past bij wat jij nodig hebt om je samenwerkingen te verbeteren? Of ben je op zoek naar een in-company-training voor het hele team? Bel of mail ons! Dan helpen we je graag verder.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Zo geven we praktijkgerichte trainingen over timemanagement, gesprekstechnieken en feedback geven. Kortom: alles wat komt kijken bij het verbeteren van je eigen werk én je samenwerkingen met collega’s. Volg onze 1-daagse trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.

• 1-daagse training Feedback geven | Blog
• 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
• 1-daagse training Timemanagement | Blog
• 1-daagse training Assertiviteit | Blog
• 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog