Niet meer elke ochtend in de file staan naar het werk en ook door kunnen als je collega een keer vanuit huis werkt. Online samenwerken is de nieuwe standaard en we zijn massaal fan. Zo heb je vanaf elke mogelijke werkplek je collega’s, documenten en handige tools binnen handbereik. Maar hoe pak je online samenwerken goed aan? Hoe voorkom je valkuilen? En welke tools mag je niet missen?

Wat is online samenwerken?

Online samenwerken betekent dat je vanaf elke mogelijke werkplek bij de documenten kunt waarmee je aan de slag wilt gaan én dat je, op welke locatie je ook bent, altijd met je collega’s contact kunt leggen. 

Dat alles doe je via handige online systemen en communicatiekanalen. Zo hoef je niet naar kantoor te gaan om toch samen aan projecten te werken en bij documenten te komen die je nodig hebt om je werk te kunnen doen. 

Wat zijn de voordelen van online samenwerken?

Het is niet meer van nu dat je elke dag stipt om half 9 op kantoor moet zitten en dan om 5 uur de deur achter je dichttrekt. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is de nieuwe standaard. Sommige mensen werken zelfs compleet remote. Dat varieert van af en toe een dag in je favoriete koffiezaak werken tot je laptop openklappen op Caribische stranden. 

Dankzij online samenwerken kun je vanaf iedere locatie met elkaar werken en hoef je niet per se naar kantoor te komen om toch bij de documenten te kunnen én met je collega’s samen dingen op te pakken. 

Maar dat is zeker niet het enige voordeel van digitaal samenwerken. Andere voordelen van online samenwerken zijn:

  • Het sluit aan bij de digitale transformatie: bedrijven zijn steeds meer aan het digitaliseren en automatiseren. Daarvoor is het extra belangrijk dat er veel data en bestanden online beschikbaar zijn. 
  • Je bespaart reistijd en reiskosten doordat je ook vanuit huis of vanaf een andere plek kunt werken.
  • Het is goed voor je concentratie als je bij focustaken niet in de drukke kantoortuin hoeft te zitten. Dat is vooral fijn als je snel overprikkeld bent door geluid.
  • Iedereen heeft overal toegang tot bestanden. Als een collega op vakantie of ziek is, kunnen anderen er ook bij. Daardoor ligt niet meteen alles stil.
  • Je hebt alle bestanden op één plek staan. Het is niet meer zo dat je het ene document in een ordner hebt zitten en het andere op je computer hebt staan.
  • Het is veiliger, doordat er vaak automatisch back-ups worden gemaakt. 
  • Je kunt er in veel opzichten tijd mee besparen, ook doordat er veel automatisering mogelijk is en je niet van alles heen en weer hoeft te mailen.
  • Er is minder papierwerk, wat een hoop chaos (en zoekgeraakte documenten) scheelt.

online samenwerken

Wat zijn de nadelen van online samenwerken?

Maar online samenwerken brengt ook een paar nadelen (of in elk geval risico’s) met zich mee. Trap bijvoorbeeld niet in deze valkuilen:

  • Er kan een kloof ontstaan tussen medewerkers die veel vanuit huis werken en medewerkers die wél naar kantoor komen, zeker als sommige dingen vooral op kantoor worden gesproken.
  • Medewerkers kunnen zich minder betrokken voelen bij het werk en bij elkaar, zeker als er weinig updates zijn vanuit collega’s onderling.
  • Als je het systeem niet slim inricht, is er weinig zicht op wie waarmee bezig is en of mensen hun werk doen. (Gelukkig is dit prima te voorkomen met de juiste tools – daarover straks meer!)
  • Er kan een overload aan tools ontstaan als je niet oplet. Voor je het weet heb je bijvoorbeeld drie projectmanagementtools, waardoor medewerkers zich allerlei systemen eigen moeten maken. Goed om daarvoor te waken dus!
  • Communicatie is lastiger doordat je geen of minder non-verbale communicatie van elkaar ziet. Daardoor komt feedback niet altijd zo over als het is bedoeld en kun je het niet altijd zien als de ander vragend of bedenkelijk kijkt.
  • Zonder goed versiebeheer zijn er soms meerdere versies van hetzelfde document in omloop. Chaos en onnodig werk is dan het gevolg.
  • Je bent wellicht minder goed op de hoogte van waar je collega’s mee bezig zijn, waardoor je het teamgevoel kunt verliezen. 
  • De drempel ligt mogelijk hoger om aan de bel te trekken als er iets niet soepel loopt in een samenwerking. Zoiets is op kantoor vaak makkelijker tussendoor aan te geven.

Het goede nieuws is dat je veel van die risico’s prima kunt tackelen door dingen goed te regelen én de juiste tools in huis te halen. Over die tools straks meer. Maar nu eerst… wat kun je doen om de online samenwerking soepel te laten verlopen? En wat moet je vooral niet doen?

Dus: wat zijn de do’s en dont’s voor online samenwerken? 

Laten we positief beginnen met de do’s. Onze complete gids over samenwerken bevat trouwens ook veel handige tips, die ook prima op online samenwerkingen toe te passen zijn. 

Wat zijn de do’s?

Dit zijn de belangrijkste dingen om vooral wél te doen voor een soepele online samenwerking:

  • Maak afspraken over wanneer je wel/niet naar kantoor komt. Het is handig als jullie een vaste kantoordag hebben waarop de meeste mensen naar kantoor komen. Op de overige dagen is iedereen vrij om te werken waar en wanneer hij wil.
  • Werk bij voorkeur tijdens kantoortijden (tenzij je daar andere afspraken over hebt gemaakt), zodat je aan het werk bent als je collega’s er ook zijn en jullie niet langs elkaar heen werken.
  • Houd er goed versiebeheer op na, zodat jij en je collega’s zeker weten dat jullie in de goede versie werken. 
  • Schaf een online samenwerkingssysteem aan waarin jullie documenten in de cloud staan, zodat jij en je collega’s er altijd bij kunnen.
  • Zorg ervoor dat je je naaste collega’s zeker een paar keer per week spreekt. Houd elkaar op de hoogte via e-mail en door regelmatig videogesprekken te plannen.
  • Manage projecten via projectmanagementtools of via een werkbestand waar iedereen bij kan. Zo heeft elk teamlid het overzicht over de taken en hoe jullie ervoor staan.
  • Laat een tool als Teams automatisch notulen maken van het videogesprek, zodat je dat zelf niet hoeft te doen. 
  • Plan een meeting in voor zaken die uitleg nodig hebben. Voorkom dat je een uur zit te broeden op een ellenlange e-mail met uitleg waar de ontvanger ook nauwelijks doorheen komt. Dan is (video)bellen sneller.
  • Reserveer extra tijd voor vergaderingen in je agenda. Zo kom je bij uitloop niet direct met je planning in de problemen. 
  • Maak afspraken over waar jullie welk communicatiemiddel voor gebruiken. Spreek daarbij ook af hoe jullie contact met elkaar opnemen bij spoedzaken en wat wel en niet “dringend” is.
  • Werk gefocust aan projecten en gooi er niet met de pet naar omdat je toch thuis aan het werk bent. Houd een vaste dagindeling aan, begin je dag met een takenlijst en houd je daar zoveel mogelijk aan. 
  • Houd je teamleden op de hoogte van waar je aan werkt en geef het op tijd aan als je ergens tegenaan loopt.
  • Zorg voor een goede werk-privébalans. Voorkom dat je tijdens het werk ook met de was bezig bent of dat je na werktijd nog regelmatig op je laptop spiekt voor werkmailtjes omdat de computer er toch staat. 
  • Gebruik onze checklist thuiswerken om je thuiswerkplek optimaal in te richten. 
  • Zorg voor duidelijke rollen bij documenten. Dus geef bij systemen als Google Drive aan wie tot welk document toegang krijgt. 

online samenwerken

Tip: volg ons op Instagram voor meer tips voor efficiënt werken

Meer gedaan krijgen in minder tijd is voor iedereen mooi meegenomen. Of je nu op kantoor, thuis of vanaf een jaloersmakend zonnig Spaans eiland werkt, tijd hebben we allemaal eerder tekort dan te veel. Wil je leren hoe jij individueel en met je collega’s efficiënter werkt aan projecten? Volg Björn en Tijdwinst op Instagram. Daar delen we dagelijks praktische tips om tijd te besparen, effectiever samen te werken en je planning te managen. 

Wat zijn de don’ts?

En dan ook een paar dingen die je beter juist niet kunt doen:

  • Stoor elkaar niet voor elk wissewasje via de chat. Gebruik de chat alleen voor dingen die echt niet kunnen wachten. Zet andere vragen gewoon op de e-mail, zodat de ontvanger ernaar kan kijken als dat uitkomt.
  • Klim tegelijkertijd niet overal voor in de e-mail. Voor sommige dingen kun je beter een belafspraak of meeting plannen. 
  • Zet pop-ups voor o.a. e-mail uit als je ergens gefocust aan werkt, zodat die pop-ups je niet steeds uit je concentratie halen.
  • Ga niet alsnog in losse Word-documenten werken als jullie samen een online omgeving hebben. Zorg er dan voor dat je alles in die online workspace doet, zodat jouw bestanden ook toegankelijk zijn voor anderen. 
  • Plan niet overal vergaderingen voor in. Gebruik de chat of e-mail voor dingen waar je niet uitgebreid over hoeft te praten.
  • Geef negatieve feedback niet via e-mail, WhatsApp of chat. Plan er een meeting voor in of – nog beter – ga er het gesprek over aan op kantoor. Dan komt feedback beter over en krijgt de ander ook de ruimte om er vragen over te stellen. 
  • Blijf niet tot twaalf uur in je bed liggen, maar houd er een goed dagritme op na. Natuurlijk kun je soms best een uurtje eerder stoppen als je je werk af hebt. Maar zorg verder voor structuur op je thuiswerkdag en probeer de kantooruren aan te houden.
  • Doe niet allerlei privédingen onder werktijd. Probeer die te bewaren voor later, zodat je hoofd niet tussen al die dingen hoeft te schakelen. 

online samenwerken

Welke tools heb je nodig voor efficiënt samenwerken?

Als je online samenwerkt, zijn handige tools onmisbaar. Ben jij door de bomen het bos kwijtgeraakt? Wij helpen je een handje. Dit zijn dé tools die in onze ogen heel handig zijn om te hebben voor jouw online samenwerkingen.

Let op: sommige tools hebben dezelfde functie. Kies in dat geval één van de tools, zodat je geen oerwoud aan ongebruikte tools op je PC hebt staan. 

Complete digitale systemen

Ten eerste kun je kiezen voor een compleet digitaal systeem, waarbij je volledig online samenwerkt. De bekendste opties zijn Microsoft Office 365 en Google Workspace. Je hebt dan in één klap allerlei tools tot je beschikking om alles online te doen. Denk aan je mailbox gebruiken, je agenda beheren, documenten opslaan en daarin werken, videobellen en met elkaar chatten. Hiermee kun je volledig werken in de cloud in plaats van dat je op je harde schijf documenten opslaat. 

De belangrijkste opties hiervoor zijn:

  1. Microsoft Office 365. Wie kent het hele Microsoft-pakket niet? Veel bedrijven werken in de cloud via Microsoft 365. Je hoeft dan niet online bestanden te delen. Alle bestanden die je opslaat, zijn automatisch ook toegankelijk voor je collega’s (tenzij je dat anders instelt). Het pakket bestaat uit de welbekende programma’s als Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Hieraan gekoppeld is een opslagplek in de cloud (OneDrive). Je bestanden worden daar automatisch in opgeslagen. Je hoeft niet zelf updates te doen. 
  2. Google Workspace. Dit is het cloudsysteem van Google. Je hebt hiermee ongeveer dezelfde opties als met Microsoft Office 365. Voor een vast bedrag per maand per medewerker sluit je een abonnement af. Alles wordt vanzelf geüpdatet en je hoeft niets te installeren. Programma’s binnen Google Workspace zijn onder andere Google Docs (waarmee je als het ware online een Word-document kunt maken), Google Spreadsheets, Gmail en Google Calendar. Het fijne aan o.a. Google Docs is dat je per document kunt aangeven of de ander het document mag bewerken, opmerkingen mag plaatsen of het alleen mag lezen. 

Het handige aan zo’n soort systeem is de mogelijkheid om online samen te werken aan documenten. Ook kun je met deze tools online documenten delen en bewerken zonder dingen heen en weer te mailen. Je collega’s kunnen bijvoorbeeld wijzigingen doorvoeren in jouw document, ook als jij erin werkt. Dat maakt het handige samenwerkingstools.

Zelf gebruiken wij al jarenlang het Google-pakket. Naar volle tevredenheid! Je kunt online samenwerken via Google Drive. Hier kun je bestanden gratis online delen, in elk geval tot een bepaalde limiet. Ook kun je in Google Drive tegelijkertijd samen werken in een bestand. 

online samenwerken

Andere tooltips voor online samenwerken

Naast die complete digitale systemen bestaan er ook allerlei losse tools die reuze-handig kunnen zijn. Onze eigen beste tips voor online-samenwerken-tools zetten we voor je op een rij:

  • Videocall-tools, zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet. Wie kent ze niet tegenwoordig? Soms praat het net wat makkelijker als je elkaar kunt zien. Dat lukt in een videogesprek ook gewoon vanaf afstand. Overigens biedt Microsoft Teams ook een chatfunctie. Wat helemaal handig is: in de betaalde versie van Microsoft Teams kun je automatisch notulen laten maken tijdens videogesprekken. Scheelt een hoop tijd!
  • Monday. Dit is een projectmanagementtool, waarin je het overzicht over een project kunt houden. Je kunt alle taken er een plek in geven en maakt zo inzichtelijk wie waaraan werkt, of iemand bepaalde taken al heeft afgerond en waar jullie staan in een project. Ook wordt zo zichtbaar wanneer dingen af moeten zijn en of jullie de deadlines hebben gehaald.
  • Asana. Ook dit is een samenwerkingstool die vooral bedoeld is voor projectmanagement. De tool maakt het mogelijk om overzicht te houden over lopende projecten via een tijdlijn. Je ziet wie waaraan werkt en of iedereen op schema ligt. Ook kun je in de tool takenlijstjes opstellen. Verder is het mogelijk om bepaalde aspecten in de tool te automatiseren. 
  • Trello. Ook dit is een handige samenwerken-app die vooral prettig werkt voor projecten. Trello lijkt op een digitaal prikbord. Je geeft hierin alle taken voor een project een plek. Zo kun je een kolom maken met de taken die je deze periode oppakt, een kolom met werk dat in review bij iemand ligt en een kolom met afgeronde taken. Het fijne hieraan is dat je precies ziet waar jullie op dit moment staan en wat er nog moet gebeuren.
  • Slack voor online gesprekken. Dit is een chattool waarmee je tijdens het werk korte vragen kunt stellen aan teamleden, zowel in individuele gesprekken als in groepsgesprekken met meerdere mensen. Handig voor snelle vragen en ook handig als alternatief voor WhatsApp, zodat werk en privé niet te veel door elkaar lopen.
  • Toggl. Soms is het handig om bij te houden hoe lang je al aan een bepaalde taak of project hebt gewerkt, zeker als je werk doet voor klanten. Dan is Toggl je beste vriend! Je kunt in deze tool (individueel of als team) per project taken aanmaken en met een stopwatch je tijd klokken. Aan het eind van de maand rolt daar een rapportage uit. Handig voor jullie zelf om inzicht te krijgen in de gemaakte uren en eventueel ook handig om facturen voor klanten op te stellen!
  • Dropbox. Als je online bestanden wilt delen met iemand van buiten je organisatie, dan is Dropbox ideaal. Geef anderen rechten voor specifieke mappen en plaats daarin alle benodigde documenten. Zo hebben jullie de documenten altijd bij de hand. 
  • OneDrive. OneDrive heeft veel weg van Dropbox, maar is gemaakt door Windows. Ook hier kun je eenvoudig documenten digitaal opslaan en delen en anderen er toegang toe geven. 
  • Wetransfer. Deze tool ken je vast al, maar we willen hem toch nog noemen. Als je grote bestanden (zoals video’s of hele reeksen foto’s) wilt versturen, dan is WeTransfer perfect. Dat scheelt je veel cloudopslag en je hebt geen gedoe met bestandslimieten in e-mailbijlagen.
  • Todoist. Onze grote favoriet hebben we tot het laatst bewaard. Wij zijn zelf gek van deze online tool waarmee je takenlijsten kunt maken. Samen aan projecten werken betekent ook dat je zelf helder moet hebben waar je wanneer aan werkt en wat je op een dag doet. Daar helpt deze handige app (die je ook op de computer kunt gebruiken) je bij. Bekijk onze complete handleiding om jouw takenlijst met Todoist pico bello in te richten.

Wil je ook meer gedaan krijgen en je leven beter organiseren? Probeer dan nu Todoist Premium! Met Todoist Premium krijg je toegang tot geweldige functies zoals labels, herinneringen en het bijhouden van je productiviteit. Het goede nieuws? Je kunt het nu 2 maanden lang helemaal gratis uitproberen. Klik gewoon op deze link ➡️ Todoist Premium – 2 maanden gratis en begin meteen met het plannen van je taken op een slimmere manier.

online samenwerken

Meer van dit soort handige tips en tools?

Björn schreef een compleet boek over efficiënter (samen)werken, inclusief een compleet overzicht van onze favoriete tools om je werk slimmer in te richten. Nieuwsgierig geworden? Doe jezelf een exemplaar van ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar’ cadeau. Kan je dus zomaar twee uur op een dag schelen!

Mensen vroegen ook

Wat is digitaal samenwerken?

Digitaal samenwerken betekent dat je vanaf elke mogelijke locatie in de cloud of online bij de werkomgeving kunt en samen met collega’s aan projecten kunt werken. Je kunt dus ook projecten oppakken of met elkaar communiceren als sommige collega’s vanuit huis of zelfs remote aan het werk zijn. Essentieel voor digitaal samenwerken zijn onder andere communicatietools, zoals een chat, Teams, Zoom of Google Meet, en een systeem waarin je bestanden online kunt opslaan en delen. 

Wat maakt online samenwerken mogelijk?

Online samenwerken is mogelijk als je een goed samenwerkingssysteem hebt voor het hele team. Vaak wordt hiervoor Microsoft Office 365 of Google Workspace gebruikt. Elk teamlid kan dan bij de belangrijke documenten en programma’s komen vanaf elke mogelijke locatie. Verder is het belangrijk dat jullie elkaar ook vanaf afstand eenvoudig kunnen contacten, bijvoorbeeld via Teams, Zoom of Google Meet. Daarnaast worden chattools steeds populairder om online samenwerken mogelijk te maken. Slack is hier een goed voorbeeld van. 

Beter leren samenwerken? Deze trainingen gaan je helpen

Dé training samenwerken bestaat niet. Samenwerken is immers niet één skill. Het vraagt om allerlei competenties, zoals goede gesprekstechnieken, constructieve feedback geven en goed timemanagement. Laten wij nu net over elk van deze onderwerpen trainingen verzorgen. Just saying.

  • Leer bijvoorbeeld bij onze training timemanagement hoe je je tijd efficiënter benut, prioriteiten stelt, afleiding de baas bent en een slim planningssysteem inricht.  
  • Of meld je aan voor een training feedback geven om daar te leren hoe je je collega’s constructieve én krachtige feedback geeft en feedback op een effectieve manier ontvangt. Zo kunnen jij en je collega’s feedback goed benutten om er het meeste uit te halen. 
  • Bij de training thuiswerken ontdek je o.a. hoe je efficiënter met elkaar communiceert vanaf afstand, hoe je je focus op een thuiswerkdag vasthoudt en hoe je meer uit thuiswerkdagen haalt. 
  • En bij onze cursus gesprekstechnieken leer je in één dag hoe je zowel face-to-face als online een effectieve en krachtige gesprekspartner bent. Je krijgt bijvoorbeeld tips om assertief, to-the-point en helder te communiceren via elk mogelijk communicatiemiddel.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit het hele land om slimmer te werken én slimmer samen te werken. We geven o.a. trainingen in timemanagement, gesprekstechnieken en thuiswerken. Alle trainingen die we geven, zijn zowel op locaties door heel Nederland als online te volgen.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.