Een takenlijst geeft sturing aan je dag. Het helpt om je werk af te krijgen. En het draagt bij aan een betere samenwerking met collega’s. Maar daarvoor moet je wel een haalbare én praktische takenlijst maken. En daar gaat het regelmatig mis. Takenlijsten zijn vaak niet concreet genoeg, veel te ambitieus of niet afgestemd op de samenwerking met anderen. Hoe je het beter aanpakt? Met deze 7 stappen.

Waarom verbetert een takenlijst de samenwerking?

Die grote workload kennen we allemaal werk. Gelukkig kun je er orde in aanbrengen met een takenlijst. Daarmee structureer je het werk en verdeel je het over je beschikbare tijd, zodat je het werk daadwerkelijk gedaan krijgt. Ook voor je samenwerking met collega’s is een goede takenlijst maken een must. 

Dit zijn de voordelen van een takenlijst voor je samenwerking met anderen:

  • Dankzij een realistische takenlijst kun je jouw deel van het werk op tijd opleveren.
  • Je hebt helder wanneer je een collega bij het project nodig hebt (bijvoorbeeld voor input, een feedbackronde of iets anders), waardoor je diegene er op tijd bij kunt betrekken.
  • Het helpt om grote projecten op te splitsen in haalbare taken, waardoor je uitstelgedrag voorkomt en goed op weg blijft. 
  • Een takenlijst geeft je overzicht, waardoor je ook beter kunt zien of je workload haalbaar is. Waar nodig kun je op tijd dingen delegeren.
  • Je kunt beter inschatten welke taken je het beste op kantoor en welke je beter thuis kunt doen. Zo kun je je werkplek op je planning afstemmen. 
  • Je vergeet minder snel dingen te doen die collega’s van je verwachten. Al die dingen heb je helder genoteerd staan.

Ook voor jezelf is een takenlijst maken uiteraard nuttig:

  • Je hebt meer rust in je hoofd als je taken op papier schrijft. Dan hoeven ze niet door je hoofd te blijven spoken.
  • Je kunt beter geconcentreerd werken als je niet de hele tijd gestoord wordt door “Niet vergeten om…”-gedachten. Daardoor houd je je aandacht beter bij waar je mee bezig bent.
  • Je hebt meer structuur in je werk, kunt grotere projecten opsplitsen in concrete acties én kunt die verdelen over je beschikbare werkuren.
  • Takenlijsten geven je een voldaan gevoel. En dan vooral het afstrepen van taken. Er kan weinig op tegen het shot dopamine dat dit geeft. Dat motiveert dan weer om vooral zo door te gaan.

Time management expert Daan vertelt je er meer over:

Hoe kun je een goede takenlijst bijhouden?

Of je nu werkt met een takenlijst in Excel, in Outlook, ouderwets op papier, in de To Do-app of in Todoist (die laatste is onze favoriet!), er zijn een paar criteria waaraan een goede takenlijst altijd moet voldoen. 

Een takenlijst moet een compleet én helder overzicht van je taken geven. Ook moet een takenlijst realistisch en haalbaar zijn voor de tijd die je beschikbaar hebt.

Een takenlijst die je écht verder helpt, voldoet in elk geval aan deze criteria:

  • Je hebt één takenlijst in plaats van dat je lijstjes bijhoudt in allerlei rondslingerende boekjes en in verschillende documenten.
  • Iedere taak heeft een plek gekregen op je takenlijst. Er ontbreken geen subonderdelen van taken.
  • Je hebt elke taak heel concreet beschreven. Je weet precies wat je moet doen en kunt goed inschatten hoeveel tijd die taak kost.
  • Iedere taak kost niet meer dan 30 minuten. Taken die meer tijd kosten, geef je een plek in je agenda.
  • Je hebt een realistische inschatting gemaakt van de tijd die iedere taak kost (zodat je je to-do-lijst daadwerkelijk kunt afwerken in de tijd die je hebt).
  • Je hebt gedubbelcheckt dat de genoteerde taak echt de eerste taak voor een project is. 

Maak je takenlijst onderdeel van een timemanagementsysteem

Nog iets belangrijks om te onthouden, is dat je to-do-list niet op zichzelf staat. Combineer je takenlijst altijd met een agenda, ‘wachten op’-lijst én met een 1-op-1-lijst waarmee je je communicatie met collega’s en samenwerkingen goed stroomlijnt. Samen vormen die drie een waterdicht timemanagementsysteem. 

  • Op je takenlijst noteer je taken van maximaal 30 minuten die je in de beschikbare tijd weet in te passen. 
  • In je agenda schrijf je afspraken op die aan een bepaalde tijd vastzitten. Ook reserveer je hierin bijvoorbeeld reistijd of voorbereidingstijd en schrijf je deadlines in je agenda op.
  • Op een 1-op-1-lijst noteer je vragen en verzoeken die je aan collega’s hebt. Die verzamel je totdat je er een paar in één keer kunt voorleggen. Zo maak je slim gebruik van zowel jouw beschikbare tijd als die van je collega.
  • En dan hebben we nog de wachten op-lijst. Hier plaats je zaken die bij anderen liggen, maar die jij wel in de gaten wilt houden. ‘Heeft de klant de gestuurde offerte al ondertekend?’, ‘John zou een kostenplaatje opstellen, is dat al gebeurd?’

takenlijst-maken

Meer lezen over een slimme planning?

Over het maken van een goede takenlijst én een slim timemanagementsysteem hebben we nog veel meer geschreven. Een heel boek zelfs! Lees Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ voor een slimme methode en allerlei praktische tips waarmee ook jij meer gestructureerd kunt werken. Ook barst het boek van de handige takenlijst-voorbeelden.

Hoe kan het dat mijn takenlijst nu niet werkt?

Nu weet je hoe een goede takenlijst eruitziet. Maar in de praktijk gaan er bij veel mensen dingen mis bij het maken van een takenlijst. De belangrijkste misser? We overschatten de tijd die we beschikbaar hebben op een dag én we onderschatten hoeveel tijd een taak kost. De planning fallacy wordt dit ook wel genoemd. 

Het gevolg is dat je takenlijst verandert in een wensenlijst. Je noteert er alles op wat je het liefst vandaag zou willen doen. Maar voordat je er erg in hebt, heb je voor 11 uur aan werk op een dag ingepland, schieten je pauzes erbij in en werk je te lang door. Doe je dat niet, dan ga je met een onvoldaan gevoel naar huis. Alwéér niet kunnen doen wat je wilde!

Waar het vaak misgaat, is dat je niet alle taken een plek geeft op je takenlijst of dat je tijdsinschatting niet klopt. Je wilt veel meer doen op een dag dan haalbaar is, waardoor die to-do-list nooit helemaal af komt. 

Gelukkig ligt precies daarin de oplossing. Je moet goed in kaart brengen wát de concrete taken zijn die je moet vervullen. En je moet kunnen inschatten hoeveel tijd die taken kosten, hoe je ze verdeelt over een week én wat je er aan extra taken bij hebt (zoals e-mails verwerken) waar je misschien niet aan denkt.

Nog iets wat vaak misgaat, is dit:

Je wilt beginnen aan een taak, maar hebt daarbij iets van een collega nodig. Helemaal geen rekening mee gehouden! Dus moet je acuut op een collega afstappen die daar geen tijd voor heeft. Jij komt in de knoop met je planning als zij niet meteen helpt, en zij komt in de knoop als ze alles uit handen moet laten vallen om je te helpen.

Dát voorkom je door heel helder te krijgen wat er exact bij een taak komt kijken. Een interview afnemen is niet alleen een kwestie van 30 minuten iemand interviewen. Je moet ook een afspraak plannen, zorgen dat iemand beschikbaar is voor het interview, het interview voorbereiden, het interview transcriberen, etc.

Meer timemanagement-tips?

Klinkt slimmer (in plaats van harder) werken jou als muziek in de oren? Volg dan ook zeker Tijdwinst en Björn op Instagram. Daar delen we dagelijks nog veel meer praktische tips voor slimmer (samen)werken, effectieve gesprekstechnieken en heldere communicatie met collega’s.

takenlijst-maken

Hoe maak ik een goede takenlijst? 

Je weet nu hoe je een takenlijst maken niet moet aanpakken. En je weet waar een goede takenlijst wel aan moet voldoen. Tijd om concreet aan de slag te gaan! Met deze 7 stappen kun jij een goede takenlijst maken waarmee je niets mist en wél met een voldaan gevoel naar huis gaat.

1. Krijg alle taken helder

Een goede takenlijst is volledig en bevat dus alle taken die je vandaag hebt te doen. Daarom is het belangrijk dat je goed nadenkt over wat alle taken zijn die je moet doen. Graaf eerst diep om geen taak te missen en stel vervolgens prioriteiten. Niet alles hoeft acuut vandaag te gebeuren. Zet sommige dingen in je agenda voor een later moment, en plaats “Zou leuk zijn om…”-taken op je wensenlijst. Daar kijk je later nog eens naar. 

Alles wat écht moet gebeuren, haal je uit je hoofd en zet je op papier.  Denk bijvoorbeeld ook aan deze taken:

  • e-mails verwerken (daar gaat vaak minimaal een half uur per dag in zitten!);
  • een debriefing maken na een meeting;
  • een planning opstellen voor een nieuw project;
  • een collega vragen om bepaalde input;
  • afspraken plannen;
  • facturen versturen;
  • feedback op een tekst of project verwerken.

2. Maak iedere taak heel concreet

Ook hier gaat het vaak mis bij takenlijsten. Het is belangrijk dat je op je takenlijst een actie zet, niet een compleet project. Schrijf dus niet op “jaarverslag schrijven”. Dat is een enorm project dat je onmogelijk op één dag af krijgt, laat staan in 30 minuten. Je krijgt misschien zelf ook al een vervelend gevoel als je die énorme “taak” in je planning ziet staan. Waar moet je beginnen?

Ons brein heeft een voorkeur voor kleinere, concrete taken die behapbaar zijn. Belangrijk dus dat je een taak concreet en klein maakt. Het project “jaarverslag schrijven” kun je bijvoorbeeld opsplitsen in dit soort concrete eerste taken:

  • werken aan inleiding voor jaarverslag;
  • Nienke vragen om input voor het jaarverslag;
  • resultaten januari-maart verwerken in het jaarverslag;
  • interview met de CEO uitwerken voor het jaarverslag;
  • een opzet voor het jaarverslag maken en voorleggen aan Piet.

Dit zijn stuk voor stuk concrete acties. Je kunt goed inschatten hoeveel tijd ze kosten én het is helder wanneer de taak is afgerond. Meer weten over het in stukken hakken van projecten? Check dan de Mini Scrum.

takenlijst-maken

3. Dubbelcheck of het allemaal eerste stappen zijn

Nog iets wat regelmatig misgaat, is dat de actie die op je takenlijst staat niet de eerste stap is die gezet moet worden. Stel: jij wilt werken aan het jaarverslag. Dat is lastig als je nog totaal geen input hebt of als je niet weet hoe de opzet er precies uit moet zien.

In dat geval is stap 1 niet “schrijven aan het jaarverslag”, maar eerder iets als “opzet jaarverslag maken en afstemmen”of “Peter vragen om input” of “interview met Nienke plannen”. 

Zorg er altijd voor dat je de allereerste stap op je to-do-list staat. Anders loopt het daarop mis. Je zit dan helemaal klaar om te schrijven, maar kunt niet verder. Daarmee verloopt de samenwerking met collega’s ook minder soepel. Je moet dan bijvoorbeeld halsoverkop nog met Nienke, die al druk is, gaan zitten voor de input. Of je moet zo lang wachten op het akkoord op de opzet dat je de deadline voor aanlevering bij de vormgever mist.

4. Houd een 1:1-lijst bij

Dat is één van de tips die Björn deelt in zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en die wij graag toepassen. Het idee van een 1:1-lijst is dat je alle punten opschrijft die je aan een bepaalde collega wilt voorleggen of vragen. Vaak poppen er spontaan dingen op waar je iemand bij nodig hebt. 

In plaats van direct op die persoon af te rennen en diegene te storen tijdens het werk, kun je beter eerst een paar vragen of verzoekjes verzamelen, dan een afspraak maken en tijdens die afspraak alle punten in één keer voorleggen. Dat scheelt jullie beide tijd. En je collega zal je dankbaar zijn, want zij hoeft niet steeds haar werk te laten rusten om jou te helpen.

Op een 1-op-1-lijst noteer je punten als:

  • Nienke vragen om input voor het jaarverslag;
  • Nienke vragen naar contactgegevens van Peter;
  • Nienke verzoeken om aanvullingen te doen aan je opzet voor het jaarverslag;
  • Nienke vragen wanneer ze op vakantie gaat, zodat je de planning daarop kunt afstemmen.

Zo kun je in één meeting puntsgewijs al die vragen tegelijk afwerken. 

5. Verdeel taken over je takenlijst en agenda

Zoals we net al vertelden, zet je op een takenlijst bij voorkeur taken die hooguit 30 minuten duren. Kost een taak meer tijd? Reserveer er dan ruimte voor in je agenda. Dit zijn taken waar je echt gefocust aan moet kunnen werken. 

Het kan ook helpen als je hier je werkplek op uitkiest. Werk bijvoorbeeld thuis op dagen waarop je vooral taken hebt waar je je hoofd goed bij moet houden. En kom juist naar kantoor als je iets samen met een collega gaat oppakken.

Vind je het lastig in te schatten hoeveel tijd een bepaalde taak kost? Probeer een paar weken je tijd bij te houden. Dat kan met een stopwatch, maar ook met de online tool Toggl. Registreer hoeveel tijd je bijvoorbeeld besteedt aan offertes maken, facturen versturen, e-mails beantwoorden, bepaalde teksten schrijven of telefoontjes pleggen. Zo kun je dat een volgende keer beter inschatten en er in je planning rekening mee houden.

takenlijst-maken

6. Houd tijd vrij voor onverwachte dingen

Kom je ondanks een goede takenlijst toch in de knoop met je planning? Dan ligt het er vaak aan dat je geen rekening hebt gehouden met onverwachte zaken. 

Ons advies is als volgt:

Zorg ervoor dat maximaal 70-80% van je beschikbare tijd is gevuld met taken van je takenlijst of uit je agenda. Houd daarnaast minstens 20% vrij voor onverwachte taken en structurele taken. 

Bij onverwachte taken en terugkerende taken kun je bijvoorbeeld denken aan e-mails beantwoorden, plotselinge vragen of verzoekjes van collega’s, reistijd naar afspraken, (de)briefings rondom vergaderingen. Houd er verder rekening mee dat vergaderingen of taken altijd kunnen uitlopen. Plan dus liever alvast een kwartier extra in voor een vergadering. Dan kom je niet meteen in de knoop met je planning als je collega nogal op de praatstoel zit.

7. Werk samen in handige projectmanagement-tools

Een takenlijst is niet alleen voor jou een uitkomst om je werk te structureren, maar helpt ook bij projecten die je samen met collega’s oppakt. Je kunt in diverse tools digitaal samenwerken om zo elkaar op de hoogte te houden van de projectstatus. 

Werk bijvoorbeeld met Asana of Trello. Dit zijn allebei tools waarin je met meerdere mensen aan een project kunt werken en de taken kunt verdelen. Zie het als één grote digitale takenlijst voor het hele team. Het fijne is dat je zo overzicht hebt, taken kunt toekennen aan collega’s en altijd kunt zien waar anderen nu precies mee bezig zijn (en zij zien dat ook van jou).

Verder bestaan er takenlijst-apps waarin je kunt samenwerken. To Do biedt die mogelijkheid bijvoorbeeld, en werkt zowel op je telefoon als in Outlook. Maar je kunt ook denken aan apps als Todoist of Wunderlist. Zo heb je je takenlijst bij de hand en kunnen ook je collega’s steeds zien wat jij doet en wat op hun bordje ligt.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over takenlijst maken

  • Hoe maak je een takenlijst?

    Een goede takenlijst maken kun je doen op papier, maar je kunt ook een takenlijst online maken met apps als Todoist of in Outlook. Daarnaast werkt een takenlijst maken in Word of in Excel prima. Het is maar net wat jij fijn vindt! Zorg ervoor dat op je takenlijst heel concreet alle taken staan die je wilt doen. Maak ze helder, schat in hoeveel tijd ze kosten en dubbelcheck of de taak die je genoteerd hebt echt de eerste taak is die moet gebeuren.

  • Hoe maak je een takenlijst in Excel?

    Als je een takenlijst wilt maken in Excel, kun je het beste je scherm in een paar kolommen verdelen. Noteer in één kolom wat de taak inhoudt, in de volgende kolom de deadline, daarna de mate van prioriteit en daarna eventueel de persoon die je bij deze taak moet betrekken. Dat is uiteraard maar één van de vele mogelijkheden. Kijk vooral wat voor jou werkt en welke informatie jij nodig hebt. Zo kun je de Excel-takenlijst op jouw wensen afstemmen.

  • Wat is het verschil tussen taken en een takenlijst in Outlook?

    Een taak is een concrete actie die je wilt volbrengen en die je wilt laten staan totdat die is afgevinkt. Op een to-do-lijst in Outlook verzamel je al die acties bij elkaar. Je kunt er op de Microsoft-website meer over lezen.

Slimmer (samen)werken? Volg een training timemanagement

Zeker als je met veel mensen samenwerkt, is een goede planning een must. Je ziet daardoor niets over het hoofd, krijgt je werk op tijd gedaan en kunt collega’s steeds op tijd erbij betrekken als je hen nodig hebt. 

Wil je leren hoe ook jij slimmer gebruikmaakt van je tijd en zo meer uit samenwerkingen haalt? Volg dan onze 1-daagse training thuiswerken. Daarin leer je o.a hoe je een goed timemanagementsysteem opbouwt, prioriteiten stelt, ‘nee’ zegt wanneer iets niet past en je minder laat afleiden door allerlei tussendoor-to-do’s en e-mails. Zien we je bij één van onze cursussen in Nederland of online?

takenlijst-maken

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Tijdwinst is een trainingsbureau dat zich al ruim 20 jaar bezighoudt met alles rondom slimmer (samen)werken. We geven professionals in heel Nederland trainingen om hen te helpen bij een slimme samenwerking en meer effectiviteit. Hiervoor geven we o.a. trainingen op het gebied van timemanagement, gesprekstechnieken, thuiswerken en assertiviteit.

Ben je nieuwsgierig naar ons trainingsaanbod of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites en schrijf je direct in voor één van onze trainingen.